Process Mining Tools im Vergleich: Celonis, UiPath, Signavio

Celonis, UiPath und SAP Signavio & Co. versprechen mehr Prozesstransparenz – doch welches Process-Mining-Tool wirklich in dein Unternehmen passt, ist die Frage.

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Warum die Tool-Auswahl über den Projekterfolg entscheidet

Process Mining ist wie ein Röntgenbild für deine Prozesse: Es zeigt, was unter der Oberfläche wirklich passiert – nicht das, was im Handbuch steht, sondern das, was tatsächlich in deinen Systemen abläuft. Doch ein Röntgenbild ist nur so gut wie das Gerät, mit dem es gemacht wird. Genau hier unterscheiden sich Celonis, UiPath, SAP Signavio und andere Anbieter deutlich – und genau hier entscheidet sich, ob dein Digitalisierungsprojekt zum Erfolg oder zur Enttäuschung wird.

Die wichtigsten Auswahlkriterien für dein Tool

Bevor du dich für einen Anbieter entscheidest, solltest du fünf Kriterien klären:

• Datenquellen: Welche Systeme (SAP, Salesforce, individuelle Datenbanken) müssen angebunden werden?
• Skalierbarkeit: Soll das Tool nur ein Pilotprojekt abdecken oder unternehmensweit ausgerollt werden?
• Nutzerfreundlichkeit: Können auch Fachabteilungen ohne IT-Hintergrund eigenständig Analysen erstellen?
• Integration in bestehende Automatisierung: Lässt sich aus den Erkenntnissen direkt eine RPA- oder Workflow-Automatisierung anstoßen?
• Support und Ökosystem: Gibt es Schulungen, Partnernetzwerke und Branchenvorlagen?

Ein Praxisbeispiel: Ein mittelständischer Maschinenbauer wollte herausfinden, warum Lieferungen regelmäßig zu spät kamen. Mit einem Process-Mining-Tool ließ sich in wenigen Tagen sichtbar machen, dass nicht der Versand, sondern wiederkehrende Rückfragen in der Auftragsklärung die eigentliche Bremse waren – ein Befund, den niemand vorher auf dem Schirm hatte.

Funktionsvergleich: Datenintegration, Visualisierung, KI

Datenintegration: Celonis gilt als sehr stark bei der Anbindung komplexer SAP-Landschaften und bietet vorgefertigte Datenmodelle für Standardprozesse wie Order-to-Cash. SAP Signavio punktet naturgemäß bei nativer SAP-Integration und der Verbindung zu Prozessmodellierung. UiPath kommt ursprünglich aus der Automatisierungswelt und integriert Process Mining direkt in seine RPA-Plattform – ein Vorteil, wenn Analyse und Automatisierung Hand in Hand gehen sollen.

Visualisierung: Alle drei Anbieter bieten interaktive Prozesslandkarten, unterscheiden sich aber in der Tiefe der Drill-Down-Möglichkeiten und der Verständlichkeit für Fachanwender ohne Datenhintergrund.

KI-Features: Hier hat sich in den letzten Jahren am meisten getan. Anomalie-Erkennung, automatische Ursachenanalyse und KI-gestützte Optimierungsvorschläge sind inzwischen bei den großen Anbietern Standard – die Qualität und Erklärbarkeit der Vorschläge variiert jedoch deutlich.

Lizenzmodelle und Kostenstrukturen

Die Preismodelle unterscheiden sich stark und sind oft nicht auf den ersten Blick vergleichbar:

• Celonis lizenziert meist nach Datenvolumen bzw. verarbeiteten Events, was bei wachsender Nutzung schnell teurer wird.
• SAP Signavio wird häufig im Bundle mit anderen SAP-Lösungen angeboten, was für reine SAP-Häuser attraktiv, für andere aber unflexibel sein kann.
• UiPath koppelt Process-Mining-Lizenzen oft an die bestehende Automatisierungsplattform, wodurch Synergien entstehen, aber auch eine gewisse Abhängigkeit.

Wichtig: Frage immer nach den Kosten für zusätzliche Nutzer, Datenvolumen und Premium-KI-Features – hier verstecken sich häufig die eigentlichen Kostentreiber.

Stärken einzelner Anbieter je nach Branche

• Celonis spielt seine Stärken besonders in datenintensiven, SAP-zentrierten Branchen wie Industrie, Logistik und Konsumgüter aus.
• SAP Signavio ist die naheliegende Wahl für Unternehmen, die bereits stark in der SAP-Welt verankert sind und Prozessmodellierung mit Mining verbinden wollen.
• UiPath überzeugt dort, wo Process Mining direkt in automatisierte Workflows münden soll, etwa in Finance, Versicherung oder Shared-Service-Centern.

Daneben gibt es spezialisierte Anbieter wie myInvenio, Mehrwerk oder Apromore, die für kleinere Budgets oder Nischenanwendungen ebenfalls einen Blick wert sind.

Entscheidungshilfe für die Tool-Auswahl

Statt dich von Marketingversprechen leiten zu lassen, hilft ein dreistufiges Vorgehen: Erstens den konkreten Anwendungsfall klar definieren (Transparenz schaffen, Engpässe finden oder direkt automatisieren). Zweitens einen Proof of Concept mit echten – nicht synthetischen – Daten aus deinem Unternehmen durchführen. Drittens die Total Cost of Ownership über mindestens drei Jahre durchrechnen, nicht nur die Einstiegslizenz.

Das bedeutet das für dich – jetzt

• Lege zuerst dein Hauptziel fest (Analyse, Optimierung oder Automatisierung) – das bestimmt, welcher Anbieter überhaupt in Frage kommt.
• Verlange von jedem Anbieter einen Test mit deinen echten Daten, keine Demo mit Beispieldaten.
• Rechne die Lizenzkosten für dein erwartetes Datenvolumen in drei Jahren durch, nicht nur für das erste Jahr.
• Prüfe, ob das Tool zu deiner bestehenden IT-Landschaft (insbesondere ERP-System) passt – das spart später teure Integrationsarbeit.
• Binde frühzeitig die Fachabteilungen ein, die später mit dem Tool arbeiten sollen – Akzeptanz entscheidet über den langfristigen Erfolg mehr als jedes Feature.