Durchlaufzeit verkürzen: Warum dein Prozess meistens wartet
12 Minuten Arbeit, 9 Tage Durchlaufzeit. Wer einen Urlaubsantrag, eine Bestellung oder eine Kundenanfrage durch ein Unternehmen verfolgt, erlebt das ständig. Wenn du die Durchlaufzeit verkürzen willst, lohnt es sich selten, schneller zu arbeiten. Viel mehr bringt es, die Zeit zu reduzieren, in der gar nicht gearbeitet wird. Dieser Beitrag zeigt dir, wie du Durchlaufzeit misst, wo die Liegezeiten stecken und mit welchen sechs Hebeln du sie abbaust.
Was ist die Durchlaufzeit?
Die Durchlaufzeit ist die Zeit vom Start eines Vorgangs bis zu seinem Abschluss, aus Sicht des Kunden. Sie setzt sich aus zwei Teilen zusammen:
- Bearbeitungszeit: Jemand arbeitet tatsächlich am Vorgang.
- Liegezeit: Der Vorgang wartet. Im Postfach, in der Ablage, auf eine Freigabe, auf eine Rückfrage.
Das Verhältnis beider Werte heißt Flussgrad: Bearbeitungszeit geteilt durch Durchlaufzeit. In Büroprozessen liegt er häufig im einstelligen Prozentbereich. Ein Vorgang wird also die meiste Zeit nur verwaltet, nicht bearbeitet.
Durchlaufzeit berechnen: ein einfaches Beispiel
| Schritt | Bearbeitung | Liegezeit davor |
|---|---|---|
| Antrag erfassen | 5 Min. | – |
| Fachliche Prüfung | 10 Min. | 2 Tage |
| Freigabe Führungskraft | 2 Min. | 4 Tage |
| Rückfrage klären | 10 Min. | 2 Tage |
| Abschluss | 3 Min. | 1 Tag |
Bearbeitung: 30 Minuten. Durchlaufzeit: rund 9 Arbeitstage. Der Flussgrad liegt unter einem Prozent. Wer hier die Bearbeitung um die Hälfte beschleunigt, spart 15 Minuten. Wer die Freigabe-Liegezeit halbiert, spart zwei Tage.
Wo die Liegezeit steckt
Übergaben. Jeder Wechsel zwischen Personen oder Abteilungen erzeugt Wartezeit, weil die nächste Person gerade an etwas anderem arbeitet.
Freigaben. Eine Unterschrift dauert Sekunden, aber sie wartet oft tagelang auf ihren Moment. Wie du das änderst, steht im Beitrag Freigabeprozesse beschleunigen.
Rückfragen. Fehlt eine Information, geht der Vorgang zurück. Jede Schleife verdoppelt die Liegezeit.
Stapelverarbeitung. „Ich mach die Rechnungen immer freitags“ klingt effizient, lässt aber jede Rechnung im Schnitt zweieinhalb Tage liegen.
Zu viel gleichzeitig. Wer zwanzig Vorgänge parallel offen hat, schließt jeden einzelnen später ab. Mehr dazu im Beitrag zu Kanban im Büro.
Durchlaufzeit verkürzen: sechs Hebel
- Übergaben reduzieren. Lass zusammengehörige Schritte von einer Person erledigen, statt die Arbeit zu zerlegen.
- Eingangsqualität sichern. Fordere alle nötigen Informationen beim Start an, zum Beispiel mit einem Pflichtfeld-Formular. Das spart Rückfrageschleifen.
- Freigaben verschlanken. Höhere Wertgrenzen, parallele Prüfung, Vertretungsregeln.
- Kleinere Stapel. Täglich statt wöchentlich bearbeiten, zumindest für zeitkritische Vorgänge.
- Arbeit in Bearbeitung begrenzen. Erst abschließen, dann Neues anfangen.
- Engpass zuerst. Optimiere die Stelle, an der sich die Arbeit staut, nicht die, die am lautesten ist. Wie du sie findest, zeigt die Engpassanalyse.
Praxisbeispiel: Angebotserstellung
Ein Dienstleister brauchte im Schnitt elf Arbeitstage für ein Angebot. Die eigentliche Arbeit summierte sich auf gut drei Stunden. Die Analyse zeigte drei große Liegezeiten: Warten auf technische Klärung, Warten auf Kalkulationsfreigabe, Warten auf die Unterschrift der Geschäftsführung.
Das Team führte eine feste tägliche Viertelstunde für technische Klärungen ein, ließ Angebote bis zu einer bestimmten Summe ohne Geschäftsführung raus und gab der Kalkulation eine Frist von 24 Stunden. Nach drei Monaten lag die Durchlaufzeit bei vier Tagen. Die Bearbeitungszeit war praktisch gleich geblieben. Die Zahlen sind ein typischer Erfahrungswert, kein Studienergebnis.
So misst du die Durchlaufzeit ohne großes Projekt
Du brauchst kein Process-Mining-Tool, um anzufangen. Nimm zehn abgeschlossene Vorgänge und notiere für jeden Start- und Enddatum. Das ergibt die Durchlaufzeit. Dann fragst du die Beteiligten nach der reinen Bearbeitungszeit pro Schritt. Schon diese Stichprobe zeigt meistens, wo das Problem liegt. Welche Kennzahlen sich dauerhaft lohnen, liest du in Prozesskennzahlen: Welche KPIs wirklich zählen.
Häufige Fragen zur Durchlaufzeit
Was ist der Unterschied zwischen Durchlaufzeit und Bearbeitungszeit?
Die Bearbeitungszeit ist die reine Arbeitszeit am Vorgang. Die Durchlaufzeit umfasst zusätzlich alle Wartezeiten, vom Start bis zum Ergebnis.
Welcher Flussgrad ist gut?
In Büroprozessen sind schon 10 bis 20 Prozent ein sehr guter Wert. Wichtiger als ein Zielwert ist die Richtung: Steigt der Flussgrad, verschwindet Wartezeit.
Muss ich schneller arbeiten, um die Durchlaufzeit zu senken?
Nein. Fast immer liegt der größere Hebel bei Wartezeiten, Übergaben und Rückfragen, nicht beim Arbeitstempo.
Key Facts
- Durchlaufzeit = Bearbeitungszeit + Liegezeit. In Büroprozessen dominiert die Liegezeit.
- Der Flussgrad zeigt, wie viel der Durchlaufzeit echte Arbeit ist.
- Übergaben, Freigaben, Rückfragen und große Stapel sind die größten Zeitfresser.
- Eine Stichprobe von zehn Vorgängen reicht für den Einstieg.
Fazit: Nicht schneller arbeiten, weniger warten
Die Durchlaufzeit sinkt selten, weil Menschen schneller tippen. Sie sinkt, wenn Vorgänge weniger warten. Wer die Liegezeiten sichtbar macht, findet meist zwei oder drei Stellen, an denen sich mit kleinen Änderungen Tage einsparen lassen.
