Von admin 
ESOAR hilft Unternehmen, bestehende Abläufe kritisch zu prüfen und aus einem fehleranfälligen Ist-Prozess einen belastbaren automatisierten Soll-Prozess zu entwickeln.
Viele Automatisierungsprojekte starten mit der Frage: Welches Tool sollen wir einsetzen? Sinnvoller wäre zunächst: Warum läuft der Prozess überhaupt so? Wer einen ineffizienten Ablauf unverändert digitalisiert, baut keinen besseren Prozess. Er verpasst ihm lediglich einen digitalen Turbolader.
Der Ist-Prozess beschreibt den aktuellen Ablauf mit allen Tätigkeiten, Rollen, Systemen und Ausnahmen. Der Soll-Prozess definiert dagegen den künftig gewünschten Zustand. Prozessautomatisierung bedeutet, geeignete Aufgaben regelbasiert durch Systeme, Workflows oder Software-Roboter ausführen zu lassen.
Warum der Ist-Prozess nicht direkt automatisiert werden sollte
Bestehende Prozesse enthalten häufig unnötige Freigaben, doppelte Prüfungen, Medienbrüche, manuelle Dateneingaben und historisch gewachsene Sonderfälle. Hinzu kommen unklare Verantwortlichkeiten und unterschiedliche Vorgehensweisen zwischen Abteilungen.
Wer diese Schwächen direkt automatisiert, beschleunigt möglicherweise die falschen Tätigkeiten. Eine unnötige Prüfung bleibt schließlich unnötig, auch wenn sie nun automatisch erfolgt. Schlecht konzipierte Prozessautomatisierung kann Ineffizienzen dauerhaft verankern und spätere Änderungen verteuern.
Digitalisierung überträgt bestehende Tätigkeiten in digitale Systeme. Prozessoptimierung hinterfragt dagegen, welche Tätigkeiten künftig noch benötigt werden. Genau hier setzt ESOAR an.
ESOAR als Weg zum automatisierten Soll-Prozess
ESOAR steht für Eliminate, Standardize, Optimize, Automate und Robotize. Die Reihenfolge ist entscheidend: Erst wenn unnötige Aktivitäten entfernt, Varianten vereinheitlicht und verbleibende Abläufe verbessert wurden, beginnt die technische Automatisierung.
Eliminate: Verantwortliche prüfen jeden Prozessschritt auf seinen tatsächlichen Nutzen. Leitfragen sind: Erzeugt diese Tätigkeit einen Mehrwert? Ist sie gesetzlich notwendig? Welche Folgen hätte ihr Wegfall? Lassen sich Prüfungen zusammenfassen? Jeder eliminierte Schritt muss weder optimiert noch automatisiert werden.
Standardize: Unterschiedliche Datenformate, Rollen, Vorlagen und Entscheidungsregeln erschweren eine skalierbare Workflow-Automatisierung. Unternehmen sollten berechtigte Sonderfälle von vermeidbaren Varianten trennen. Standards müssen dokumentiert, kommuniziert und durch Process Owner organisatorisch verankert werden.
Optimize: Der verbleibende Prozess wird neu gestaltet. Prozessschritte können anders angeordnet, Übergaben reduziert, Engpässe beseitigt und Entscheidungen früher getroffen werden. Prozessmodellierung, Wertstromanalyse, Process Mining und Workshops mit den beteiligten Fachbereichen liefern dafür wertvolle Erkenntnisse.
Automate: Stabile, standardisierte und regelbasierte Tätigkeiten können durch Workflow-Systeme, Low-Code-Plattformen, Schnittstellen oder Business Rules ausgeführt werden. Die Technologieauswahl sollte erst erfolgen, wenn Prozesslogik, Datenquellen, Verantwortlichkeiten und Ausnahmefälle geklärt sind.
Robotize: RPA eignet sich für wiederkehrende Tätigkeiten, bei denen bestehende Anwendungen keine geeigneten Schnittstellen anbieten. Software-Roboter bedienen Benutzeroberflächen wie ein Mensch. Bei häufigen Oberflächenänderungen, instabilen Prozessen oder vielen unstrukturierten Ausnahmen stößt RPA jedoch schnell an Grenzen.
Praxisbeispiel: Eingangsrechnungen mit ESOAR verbessern
Im manuellen Ist-Prozess treffen Rechnungen per E-Mail, Post und Lieferantenportal ein. Mitarbeitende speichern Dokumente, übertragen Daten in das ERP-System und suchen passende Bestellungen. Anschließend wandern Rechnungen per E-Mail durch mehrere Freigabestufen. Rückfragen und fehlende Informationen verlängern die Durchlaufzeit.
Mit Eliminate entfallen doppelte Prüfungen und unnötige Freigaben für geringe Beträge. Standardize legt einheitliche Eingangskanäle, Datenfelder, Freigabegrenzen und Rollen fest. Optimize ordnet Prüfungen neu und klärt Abweichungen möglichst früh.
Im Soll-Prozess liest eine intelligente Dokumentenverarbeitung Rechnungsdaten aus. Eine Schnittstelle gleicht Bestellung, Wareneingang und Rechnung ab. Ein Workflow leitet nur relevante Abweichungen an zuständige Personen weiter. RPA kann vorübergehend Daten in ältere Anwendungen übertragen, die keine API besitzen.
Der Zielprozess verbindet damit automatische Verarbeitung und menschliche Entscheidungen. Standardfälle laufen ohne manuellen Eingriff durch, während fachliche Ausnahmen transparent bearbeitet und dokumentiert werden.
Nutzen, Herausforderungen und Lösungsansätze
ESOAR kann Durchlaufzeiten verkürzen, Prozesskosten senken, Fehler reduzieren und die Datenqualität verbessern. Zusätzlich steigen Transparenz und Skalierbarkeit. Mitarbeitende werden von repetitiven Aufgaben entlastet und können sich stärker auf Entscheidungen, Beratung und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
Der tatsächliche Nutzen hängt jedoch von Prozessqualität, Umsetzung und organisatorischer Verankerung ab. Schlechte Daten benötigen klare Qualitätsregeln. Fehlende Schnittstellen lassen sich durch Integrationsplattformen oder zeitlich begrenzte RPA-Lösungen überbrücken. Unklare Zuständigkeiten erfordern einen verbindlichen Process Owner.
Widerstände und Sorgen vor Arbeitsplatzverlusten sollten durch frühzeitiges Change Management, transparente Kommunikation und die Einbindung betroffener Mitarbeitender adressiert werden. Pilotprojekte schaffen praktische Erfahrungen, ohne sofort den gesamten Betrieb umzubauen.
Leitfaden zur Einführung von ESOAR
Ein geeigneter Pilotprozess besitzt ein ausreichendes Volumen, wiederholt sich häufig, folgt überwiegend festen Regeln und weist erkennbare Fehler- oder Kostenpotenziale auf. Gleichzeitig sollte er überschaubar genug sein, um Ergebnisse kontrolliert zu prüfen.
Zunächst wird der Ist-Prozess gemeinsam mit den tatsächlich beteiligten Personen aufgenommen und modelliert. Danach wird jeder Prozessschritt konsequent in der ESOAR-Reihenfolge bewertet. Für den Soll-Prozess werden Rollen, Geschäftsregeln, Daten, Schnittstellen und Ausnahmebehandlungen definiert.
Erst anschließend wählen Verantwortliche passende Technologien aus und testen sie in einem begrenzten Pilotprojekt. Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Bearbeitungsaufwand, Fehlerquote, Automatisierungsgrad und Anzahl manueller Eingriffe machen Fortschritte messbar.
Process Mining, künstliche Intelligenz, Low-Code-Automatisierung und End-to-End-Orchestrierung können ESOAR sinnvoll ergänzen. Sie ersetzen jedoch weder eine fundierte Prozessanalyse noch klare Verantwortlichkeiten. Nach dem Pilot folgen dokumentierter Rollout, Monitoring, Governance und kontinuierliche Verbesserung.
Fazit
Erfolgreiche Prozessautomatisierung beginnt nicht mit einem Tool, sondern mit der kritischen Analyse des Ist-Prozesses. ESOAR stellt sicher, dass nur Tätigkeiten automatisiert werden, die nach Eliminierung, Standardisierung und Optimierung im Soll-Prozess verbleiben. Unternehmen können so schrittweise, kontrolliert und anhand messbarer Ergebnisse automatisieren.
Key Facts
- ESOAR verhindert, dass unnötige oder ineffiziente Prozessschritte unverändert automatisiert werden.
- Die Methode folgt der Reihenfolge Eliminate, Standardize, Optimize, Automate und Robotize.
- Ein belastbarer Soll-Prozess benötigt klare Regeln, saubere Daten, definierte Verantwortlichkeiten und eine geregelte Ausnahmebehandlung.
- Pilotprojekte, messbare Kennzahlen und kontinuierliches Monitoring ermöglichen eine skalierbare Prozessautomatisierung.