Von admin 
ESOAR im Fachbereich bindet Mitarbeitende gezielt ein, nutzt ihr Praxiswissen und schafft so tragfähige, akzeptierte Prozessverbesserungen.
Prozessverbesserung gemeinsam gestalten
Kontinuierliche Verbesserung funktioniert nicht am Schreibtisch allein. Mitarbeitende kennen die tatsächlichen Abläufe, Medienbrüche, unnötigen Freigaben und pragmatischen Umwege ihres Arbeitsalltags. Genau dieses Wissen entscheidet darüber, ob eine Prozessoptimierung praktisch funktioniert oder nur auf dem Prozessdiagramm beeindruckend aussieht.
Die ESOAR-Methode bietet dafür einen strukturierten Ansatz. Das Akronym steht für Eliminate, Standardize, Optimize, Automate und Robotize. Der Grundgedanke ist ebenso einfach wie wichtig: Ein Prozess sollte zuerst hinterfragt, bereinigt und verbessert werden, bevor Technologie ins Spiel kommt. Denn ein schlechter Prozess wird durch Automatisierung nicht automatisch besser – häufig wird er nur schneller schlecht.
Was bedeutet ESOAR im Fachbereich?
Beim Einsatz von ESOAR im Fachbereich werden Prozesse schrittweise untersucht:
Eliminate: Mitarbeitende identifizieren unnötige Tätigkeiten, doppelte Dateneingaben, überflüssige Freigaben und nicht wertschöpfende Prozessschritte.
Standardize: Unterschiedliche Vorgehensweisen werden verglichen. Gemeinsam entstehen klare Standards für häufige Fälle, Rollen und Übergaben.
Optimize: Verbleibende Abläufe werden vereinfacht, Verantwortlichkeiten geklärt und Schnittstellen verbessert.
Automate: Wiederkehrende, geeignete Aufgaben werden durch Workflows, Schnittstellen oder Low-Code-Lösungen automatisiert.
Robotize: Regelbasierte Tätigkeiten können durch Software-Roboter unterstützt werden, insbesondere wenn keine direkte Systemschnittstelle verfügbar ist.
Die Reihenfolge verhindert, dass unnötige Komplexität einfach digitalisiert wird. Erst aufräumen, dann automatisieren – auch Prozesse profitieren gelegentlich von einem gründlichen Frühjahrsputz.
Mitarbeitende in die Prozessverbesserung einbinden
Prozessdokumentationen zeigen häufig den vorgesehenen Ablauf. Mitarbeitende kennen dagegen den gelebten Prozess mit Ausnahmen, Excel-Zwischenlösungen und informellen Abstimmungen. Wer Mitarbeitende in die Prozessverbesserung einbinden möchte, sollte sie deshalb nicht nur interviewen, sondern als aktive Mitgestaltende behandeln.
Ihre Beteiligung verbessert die Qualität der Prozessanalyse, erhöht die Akzeptanz neuer Standards und reduziert Ängste gegenüber Prozessautomatisierung. Mitarbeitende sollten außerdem als Multiplikatoren auftreten, die Veränderungen erklären, Rückmeldungen aufnehmen und neue Arbeitsweisen im Team verankern.
Der konkrete Nutzen der Beteiligung
Eine systematische Einbindung macht nicht wertschöpfende Tätigkeiten früh sichtbar. Sonderfälle und Prozessvarianten können realistischer bewertet werden. Gleichzeitig steigt die Praxistauglichkeit neuer Standards, weil sie nicht ausschließlich aus theoretischen Zielbildern entstehen.
Die Kombination aus Methodenkompetenz und Erfahrungswissen führt meist zu nachhaltigeren Lösungen als eine rein technisch getriebene Prozessoptimierung. Automatisierungen berücksichtigen reale Anforderungen, werden schneller angenommen und verursachen weniger Nacharbeit. Zusätzlich entsteht eine Kultur, in der kontinuierliche Verbesserung nicht als einmaliges Projekt, sondern als Teil des Arbeitsalltags verstanden wird.
Beteiligungsformate entlang der ESOAR-Phasen
Geeignete Formate sind Prozessinterviews, moderierte Workshops, Prozess-Walkthroughs, Wertstromanalysen, digitale Feedbackkanäle und gemeinsame Automatisierungsbewertungen. In Workshops können Teams Tätigkeiten kritisch hinterfragen, Varianten sichtbar machen und ein gemeinsames Zielbild entwickeln.
Der Fachbereich liefert Prozesswissen und bewertet fachliche Auswirkungen. Das Prozessmanagement strukturiert Analyse und Verbesserung. Die IT prüft technische Voraussetzungen, während Automatisierungsteams geeignete Lösungen entwickeln. Klare Verantwortlichkeiten verhindern, dass gute Ideen zwischen Zuständigkeiten verschwinden – dem natürlichen Lebensraum vieler Verbesserungsvorschläge.
Typische Herausforderungen
Fehlende Zeit, Veränderungsmüdigkeit und unklare Ziele erschweren die Beteiligung. Hinzu kommen Ängste vor Arbeitsplatzverlust oder die Erfahrung, dass eingereichte Ideen nie wieder auftauchen.
Besonders problematisch ist eine symbolische Beteiligung ohne echten Einfluss. Werden Mitarbeitende zwar gefragt, Entscheidungen jedoch längst getroffen, sinkt das Vertrauen. Konflikte können zudem entstehen, wenn lokale Verbesserungswünsche nicht zu unternehmensweiten Standards oder technischen Rahmenbedingungen passen.
Akzeptanz und kontinuierliche Verbesserung fördern
Führungskräfte müssen einen sicheren Rahmen schaffen, in dem Fehler, Umwege und unnötige Tätigkeiten ohne Schuldzuweisungen angesprochen werden können. Transparente Kommunikation über Ziele, Entscheidungswege und Auswirkungen ist dabei unverzichtbar.
Prozessautomatisierung sollte als Entlastung von monotonen Aufgaben und nicht als verdecktes Personalabbauprogramm vermittelt werden. Verbesserungsideen benötigen einen dokumentierten Status, nachvollziehbare Bewertungen und schnelle Rückmeldungen. Sichtbare Umsetzungserfolge stärken die Motivation stärker als jede Hochglanzpräsentation.
Rollen und Verantwortlichkeiten
Mögliche Rollen sind Prozessverantwortliche, Prozessexperten, Key User, Improvement Champions und Automation Ambassadors. Ausgewählte Mitarbeitende können geschult werden, um Ideen zu sammeln, Workshops zu unterstützen und Veränderungen im Team zu begleiten.
Führungskräfte setzen Prioritäten, stellen Ressourcen bereit und sichern Entscheidungen ab. Mitarbeitende bringen Praxiswissen ein. Prozessmanagement und IT übersetzen dieses Wissen gemeinsam in umsetzbare Standards und technische Lösungen.
Praxisbeispiel: Rechnungsverarbeitung
In einer Kreditorenbuchhaltung treffen Rechnungen per E-Mail, Papier und Portal ein. Daten werden manuell übertragen, Freigaben mehrfach nachgefragt und Sonderfälle unterschiedlich behandelt.
Mit ESOAR entfernt das Team unnötige Kontrollschritte, vereinheitlicht Eingangskanäle und definiert klare Freigaberegeln. Anschließend werden Verantwortlichkeiten optimiert. Eine Workflow-Lösung automatisiert die Zuordnung, während ein Software-Roboter Daten aus nicht integrierten Systemen überträgt.
Das Ergebnis: kürzere Durchlaufzeiten, weniger Fehler, geringerer Nacharbeitsaufwand und mehr Transparenz. Gleichzeitig sinkt die Belastung durch monotone Tätigkeiten.
Einführung und Erfolgsmessung
Für den Einstieg eignet sich ein klar abgrenzbarer, häufig wiederkehrender, fehleranfälliger und regelbasierter Pilotprozess. Nach der Definition messbarer Ziele wird der tatsächliche Ablauf gemeinsam aufgenommen und nach ESOAR bewertet. Maßnahmen erhalten Prioritäten, Verantwortliche und Termine.
Geeignete Kennzahlen sind Durchlaufzeit, Bearbeitungszeit, Fehlerquote, manuelle Prozessschritte, Automatisierungsgrad und Nacharbeitsaufwand. Auch Zufriedenheit, Arbeitsentlastung und Akzeptanz sollten vor und nach der Veränderung gemessen werden.
Process Mining, Task Mining, künstliche Intelligenz, Low-Code-Plattformen und Robotic Process Automation liefern zusätzliche Erkenntnisse. Daten zeigen Auffälligkeiten – Mitarbeitende erklären deren Ursachen und fachlichen Kontext.
Fazit: Mitarbeitende als Treiber der Prozessverbesserung
ESOAR im Fachbereich schafft einen klaren Rahmen, um Prozesse vor einer Automatisierung konsequent zu hinterfragen. Nachhaltige Ergebnisse entstehen vor allem dann, wenn Mitarbeitende frühzeitig beteiligt werden und echten Gestaltungsspielraum erhalten.
Erfolgreiche Prozessautomatisierung entsteht nicht allein durch Technologie. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Fachwissen, Methode, Führung, transparenter Kommunikation und Veränderungsbereitschaft.
Key Facts
- ESOAR folgt der Reihenfolge Eliminieren, Standardisieren, Optimieren, Automatisieren und Robotisieren.
- Mitarbeitende kennen reale Abläufe, Ausnahmen und Schwachstellen.
- Frühzeitige Beteiligung verbessert Qualität und Akzeptanz.
- Klare Rollen, transparente Entscheidungen und sichtbare Erfolge machen Prozessverbesserung nachhaltig.