ESOAR Bewertungsmethode: Automatisierung priorisieren mit System

ESOAR hilft Unternehmen dabei, Automatisierungspotenziale systematisch zu bewerten und die Prozesse mit dem größten Nutzen zuerst anzugehen. So entstehen fundierte Entscheidungen statt Automatisierung nach Bauchgefühl.

In vielen Unternehmen gibt es deutlich mehr Automatisierungsideen als Zeit, Budget oder personelle Ressourcen. Fachbereiche melden unterschiedlichste Optimierungswünsche an, während IT-Abteilungen entscheiden müssen, welche Projekte zuerst umgesetzt werden. Häufig fällt die Wahl auf Prozesse, die technisch interessant erscheinen oder besonders laut eingefordert werden – nicht jedoch auf diejenigen mit dem größten wirtschaftlichen Nutzen.

Genau hier setzt ESOAR an. Das Framework dient nicht nur als Vorgehensmodell zur Prozessverbesserung, sondern kann auch als strukturierte Bewertungsmethode eingesetzt werden. Es unterstützt Unternehmen dabei, Automatisierungspotenziale objektiv zu analysieren, Investitionen gezielt zu priorisieren und Ressourcen dort einzusetzen, wo sie den größten Mehrwert schaffen.

Die entscheidende Frage lautet daher: Wie lässt sich mit ESOAR eine objektive Priorisierung von Automatisierungsprojekten erreichen?

ESOAR als Bewertungsmethode verstehen

Das ESOAR Framework wird häufig ausschließlich als Reihenfolge von Optimierungsschritten verstanden. Tatsächlich eignet es sich jedoch ebenso als Bewertungsmodell für die Automatisierungsreife eines Prozesses.

Jeder Geschäftsprozess kann anhand der fünf Stufen analysiert werden:

• Eliminate – Welche Tätigkeiten können vollständig entfallen?
• Standardize – Wie einheitlich ist der Prozess bereits?
• Optimize – Wo bestehen noch Effizienzpotenziale?
• Automate – Welche Schritte lassen sich technisch automatisieren?
• Robotize – Bleiben regelbasierte Tätigkeiten für RPA übrig?

Durch diese Betrachtung wird schnell sichtbar, ob ein Prozess bereits automatisierungsreif ist oder zunächst weiter verbessert werden sollte.

Warum Priorisierung entscheidend ist

Kaum ein Unternehmen kann alle Automatisierungsprojekte gleichzeitig umsetzen. Begrenzte Budgets, knappe Fachkräfte und konkurrierende Anforderungen machen eine strukturierte Prozesspriorisierung unverzichtbar.

Ohne objektive Bewertung entstehen häufig folgende Probleme:

• Projekte werden nach persönlicher Präferenz ausgewählt.
• Fachbereiche konkurrieren um Ressourcen.
• Wirtschaftlich attraktive Prozesse bleiben unberücksichtigt.
• Komplexe Prozesse blockieren schnelle Erfolge.
• Die Automatisierungsstrategie verliert an Transparenz.

Eine systematische Prozessbewertung sorgt dagegen für nachvollziehbare Investitionsentscheidungen und erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit von Automatisierungsprojekten.

Die fünf ESOAR-Dimensionen als Bewertungskriterien

Eliminate: Muss dieser Prozessschritt überhaupt existieren?

Die erste Bewertung betrachtet den eigentlichen Nutzen eines Prozesses.

Hilfreiche Fragen sind:

• Welche Tätigkeiten schaffen keinen Mehrwert?
• Gibt es doppelte Arbeiten?
• Können Freigaben entfallen?
• Werden Berichte tatsächlich genutzt?
• Welche Aktivitäten bestehen nur aus historischen Gründen?

Je größer das Eliminierungspotenzial, desto weniger sollte unmittelbar automatisiert werden.

Standardize: Wie einheitlich arbeitet der Prozess?

Anschließend wird untersucht, wie stark der Prozess bereits standardisiert ist.

Wichtige Kriterien sind:

• Anzahl der Prozessvarianten
• einheitliche Rollen
• definierte Verantwortlichkeiten
• standardisierte Datenformate
• klare Entscheidungsregeln
• dokumentierte Ausnahmen

Ein hoher Standardisierungsgrad erleichtert jede spätere Prozessautomatisierung.

Optimize: Welche Verbesserungen sind noch möglich?

Nun folgt die eigentliche Prozessoptimierung.

Dabei werden unter anderem betrachtet:

• Wartezeiten
• Medienbrüche
• Doppelarbeiten
• Engpässe
• unnötige Übergaben
• Ressourcenverbrauch

Erst nach dieser Analyse lässt sich beurteilen, wie effizient ein zukünftiger Soll-Prozess tatsächlich sein kann.

Automate: Was lässt sich technisch automatisieren?

Jetzt wird bewertet, welche Prozessschritte sich sinnvoll automatisieren lassen.

Dabei spielen unter anderem folgende Fragen eine Rolle:

• Existieren geeignete Workflow-Systeme?
• Sind Schnittstellen vorhanden?
• Lassen sich Entscheidungen regelbasiert treffen?
• Können Daten automatisch verarbeitet werden?
• Ist eine End-to-End-Automatisierung realistisch?

Nicht jeder optimierte Prozess muss vollständig automatisiert werden.

Robotize: Wo bringt RPA echten Mehrwert?

Zum Schluss wird geprüft, ob regelbasierte Resttätigkeiten durch Robotic Process Automation (RPA) sinnvoll unterstützt werden können.

Geeignete Kandidaten sind:

• Datentransfers zwischen Altsystemen
• Formularbearbeitung
• wiederkehrende Dateneingaben
• Berichtserstellung
• regelbasierte Systemwechsel

RPA ergänzt dabei die eigentliche Automatisierungsstrategie – ersetzt sie jedoch nicht.

Ein Bewertungsmodell für Automatisierungspotenziale entwickeln

Damit Prozesse objektiv miteinander verglichen werden können, empfiehlt sich eine Bewertungsmatrix.

Typische Bewertungskriterien sind:

Nicht jedes Kriterium besitzt dieselbe Bedeutung. Deshalb sollten Unternehmen Gewichtungen festlegen. Ein hoher wirtschaftlicher Nutzen kann beispielsweise stärker berücksichtigt werden als eine geringe technische Komplexität.

So entsteht eine nachvollziehbare Rangfolge möglicher Automatisierungsprojekte.

Welche Prozesse sollten zuerst priorisiert werden?

Besonders geeignete Pilotprozesse weisen meist ähnliche Eigenschaften auf.

Sie besitzen:

• hohe Wiederholungsraten,
• viele manuelle Tätigkeiten,
• strukturierte Daten,
• stabile Abläufe,
• wenige Ausnahmen,
• klar definierte Regeln,
• messbare Prozesskosten,
• hohe Akzeptanz im Fachbereich.

Komplexe Prozesse mit zahlreichen Sonderfällen wirken zwar oft besonders interessant, eignen sich jedoch selten als erste Automatisierungsprojekte.

Process Mining als Grundlage der Bewertung

Eine fundierte Prozessanalyse basiert nicht auf Vermutungen, sondern auf Daten.

Process Mining liefert objektive Informationen über reale Prozessabläufe und macht sichtbar:

• tatsächliche Prozessvarianten,
• Durchlaufzeiten,
• Engpässe,
• Schleifen,
• Medienbrüche,
• Ausnahmefälle,
• Datenqualität.

Dadurch entsteht eine belastbare Grundlage für die ESOAR-Bewertung. Entscheidungen werden nachvollziehbar und lassen sich gegenüber Fachbereichen sowie Management transparent begründen.

Praxisbeispiel: Drei Prozesse im Vergleich

Ein Unternehmen möchte drei Prozesse automatisieren:

Rechnungsverarbeitung

• hohe Fallzahlen
• standardisierte Dokumente
• klare Freigaberegeln
• wenige Ausnahmen

Bewertung: Sehr hohes Automatisierungspotenzial.

Mitarbeiter-Onboarding

• viele Beteiligte
• mehrere Systeme
• standardisierte Aufgaben
• mittlere Komplexität

Bewertung: Gute Eignung nach vorheriger Standardisierung.

Vertragsmanagement

• individuelle Vertragsklauseln
• viele Ausnahmen
• juristische Entscheidungen
• geringe Standardisierung

Bewertung: Zunächst Prozessstandardisierung und Optimierung, anschließend selektive Automatisierung.

Das Ergebnis der Bewertung zeigt deutlich: Die Rechnungsverarbeitung liefert den größten kurzfristigen Nutzen und eignet sich deshalb als Pilotprojekt.

Häufige Fehler bei der Priorisierung

Viele Unternehmen treffen ähnliche Fehlentscheidungen.

Dazu gehören:

• Prozesse nach persönlicher Präferenz auswählen,
• ausschließlich technische Machbarkeit betrachten,
• wirtschaftlichen Nutzen ignorieren,
• Sonderfälle unterschätzen,
• Standardisierung nicht bewerten,
• fehlende Kennzahlen,
• Prozesse nach Projektstart nicht erneut bewerten.

Eine regelmäßige Neubewertung stellt sicher, dass sich Prioritäten an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen.

Leitfaden zur Einführung einer ESOAR-Bewertung

Ein bewährtes Vorgehen umfasst folgende Schritte:

1. Prozessportfolio vollständig erfassen.
2. Bewertungskriterien definieren.
3. Prozesse objektiv bewerten.
4. Ergebnisse vergleichen.
5. Prioritäten festlegen.
6. Pilotprojekte auswählen.
7. Umsetzung planen.
8. Kennzahlen messen.
9. Bewertung regelmäßig aktualisieren.

Dadurch entsteht eine transparente und langfristig tragfähige Automatisierungsstrategie.

Kennzahlen zur Priorisierung

Zur Bewertung eignen sich sowohl quantitative als auch qualitative Kennzahlen.

Wichtige KPIs sind:

• Prozesskosten
• Bearbeitungszeit
• Durchlaufzeit
• Fehlerquote
• Automatisierungspotenzial
• Standardisierungsgrad
• Anzahl der Ausnahmen
• Return on Investment
• Implementierungsaufwand
• erwarteter Geschäftsnutzen

Nur die Kombination aus wirtschaftlichen, organisatorischen und technischen Kriterien ermöglicht eine fundierte Entscheidung.

Aktuelle Trends unterstützen die Bewertung

Moderne Technologien verbessern die Priorisierung von Automatisierungsprojekten erheblich.

Dazu gehören:

• Process Intelligence
• Task Mining
• Hyperautomation
• KI-gestützte Prozessanalyse
• Process Governance
• datenbasierte Priorisierung
• Continuous Improvement

Diese Werkzeuge liefern objektive Entscheidungsgrundlagen und helfen dabei, Automatisierungspotenziale schneller und präziser zu identifizieren.

Fazit: Mit ESOAR die richtigen Prozesse zuerst auswählen

ESOAR ist weit mehr als ein Vorgehensmodell zur Prozessverbesserung. Richtig eingesetzt wird das Framework zu einer leistungsfähigen Bewertungsmethode, mit der Unternehmen Automatisierungspotenziale transparent analysieren und priorisieren können.

Wer wirtschaftlichen Nutzen, Standardisierung, Prozessqualität und technische Machbarkeit gemeinsam bewertet, investiert gezielt in die Prozesse mit dem größten Mehrwert. Statt Automatisierungsprojekte nach Bauchgefühl auszuwählen, entsteht eine nachvollziehbare Priorisierung, die Ressourcen schont und die Erfolgschancen deutlich erhöht.

Nachhaltige Prozessautomatisierung beginnt deshalb nicht mit der Auswahl einer Technologie, sondern mit einer strukturierten ESOAR-Bewertung.

Key Facts

• ESOAR eignet sich nicht nur als Vorgehensmodell, sondern auch als objektive Bewertungsmethode für Automatisierungspotenziale.
• Eine strukturierte Prozesspriorisierung erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit von Automatisierungsprojekten und schafft Transparenz.
• Wirtschaftlicher Nutzen, Standardisierung und technische Machbarkeit sollten immer gemeinsam bewertet werden.
• Datenbasierte Entscheidungen unterstützen Unternehmen dabei, Ressourcen gezielt auf die Prozesse mit dem größten Nutzen zu konzentrieren.