Von admin 
Die ESOAR-Methode hilft Unternehmen, geeignete Prozesse zu verbessern, bevor vorschnell automatisiert wird. Denn auch digitaler Unsinn bleibt Unsinn – nur schneller.
Warum die richtige Prozessauswahl entscheidend ist
Nicht jeder Geschäftsprozess sollte unverändert automatisiert werden. Wer einen komplizierten, fehleranfälligen Ablauf direkt mit Software beschleunigt, automatisiert im schlimmsten Fall lediglich Verschwendung.
Die ESOAR-Methode verhindert genau das. ESOAR steht für Eliminate, Standardize, Optimize, Automate und Robotize. Auf Deutsch bedeutet das: Tätigkeiten eliminieren, Abläufe standardisieren, Prozesse optimieren, geeignete Schritte automatisieren und verbleibende Routinetätigkeiten robotisieren.
Der Ansatz betrachtet Prozessautomatisierung deshalb nicht als Ausgangspunkt, sondern als späteren Schritt einer grundlegenden Prozessoptimierung.
Welche Prozesse eignen sich für ESOAR?
Geeignete Prozesse für ESOAR sind häufig wiederkehrend, arbeitsintensiv und geschäftlich relevant. Besonders interessant sind Abläufe mit hohem Transaktionsvolumen, vielen manuellen Arbeitsschritten oder langen Bearbeitungszeiten.
Typische Merkmale sind regelbasierte Entscheidungen, unnötige Freigaben, Doppelarbeiten, Medienbrüche und die manuelle Übertragung von Daten zwischen Anwendungen. Auch eine hohe Fehlerquote, zahlreiche Prozessvarianten sowie klar definierbare Ein- und Ausgaben sprechen für eine Analyse.
Ein Prozess muss dabei noch nicht vollständig standardisiert oder technisch ausgereift sein. Gerade historisch gewachsene Abläufe mit vielen Sonderfällen besitzen häufig erhebliches Verbesserungspotenzial.
Eliminieren statt schlechten Prozess automatisieren
In der ersten ESOAR-Phase wird geprüft, welche Tätigkeiten überhaupt noch benötigt werden. Beispiele sind doppelte Datenerfassungen, mehrfach erstellte Berichte, überholte Kontrollschritte oder redundante Freigaben.
Auch manuelle Abstimmungen ohne erkennbaren Nutzen, nicht ausgewertete Datensammlungen und unnötige Weiterleitungen gehören auf den Prüfstand. Solche Tätigkeiten sollten nicht automatisiert, sondern konsequent entfernt werden. Eine automatische Doppelarbeit bleibt schließlich Doppelarbeit.
Varianten standardisieren und Abläufe optimieren
Prozesse mit vielen lokalen Varianten eignen sich besonders für die Standardisierung. Unterschiedliche Bestellverfahren, individuelle Excel-Vorlagen, abweichende Rechnungsprüfungen oder uneinheitliche Onboarding-Abläufe erschweren eine skalierbare Automatisierung.
Einheitliche Regeln, Datenformate, Rollen, Vorlagen und Prozessschritte schaffen eine verlässliche Grundlage. Anschließend wird der verbleibende Ablauf optimiert. Übergaben können reduziert, Freigaben vereinfacht und Aufgaben parallel bearbeitet werden. Klare Verantwortlichkeiten und eine bessere Datenverfügbarkeit vermeiden Rückfragen und Wartezeiten.
Erst nach dieser fachlichen Neugestaltung sollte die technische Lösung ausgewählt werden.
Automatisierungs- und RPA-Potenzial erkennen
Ein hohes Automatisierungspotenzial besitzen klar strukturierte, digitale und regelbasierte Tätigkeiten. Dazu gehören das Kopieren, Prüfen, Abgleichen oder Übertragen von Informationen sowie Aufgaben mit hohem manuellem Aufwand und geringem Entscheidungsbedarf.
Klassische Automatisierung erfolgt beispielsweise über Workflows, Schnittstellen oder Low-Code-Plattformen. RPA kommt insbesondere dann infrage, wenn Mitarbeitende wiederholt verschiedene Benutzeroberflächen bedienen müssen und kurzfristig keine geeignete Schnittstelle verfügbar ist.
Gutes RPA-Potenzial besteht bei stabilen Geschäftsregeln, zuverlässigen Daten und wenigen nicht definierten Ausnahmen.
Typische ESOAR-Prozesse in Unternehmen
Im Finanz- und Rechnungswesen bieten Rechnungseingang, Zahlungsabgleich, Kontenabstimmung, Reisekostenabrechnung, Finanzberichte und Stammdatenpflege geeignete Ansatzpunkte.
In Einkauf und Auftragsabwicklung sind Bedarfsmeldungen, Bestellanforderungen, Lieferantenanlagen, Auftragsbestätigungen und Statusmeldungen interessant. Hohe Transaktionszahlen und systemübergreifende Dateneingaben machen diese Abläufe zu typischen Kandidaten.
Im Personalwesen können Onboarding, Offboarding, Urlaubsanträge, Bescheinigungen und wiederkehrende Auswertungen verbessert werden. Datenschutz, Zugriffsrechte und notwendige menschliche Entscheidungen müssen dabei berücksichtigt werden.
Im Kundenservice eignen sich die Klassifizierung und Weiterleitung von Anfragen, Statusinformationen oder standardisierte Antworten. Komplexe und emotionale Anliegen sollten jedoch weiterhin Menschen bearbeiten. Ein Software-Roboter kann vieles – echtes Einfühlungsvermögen gehört bislang selten dazu.
Welche Prozesse eignen sich nur eingeschränkt?
Kritisch sind selten ausgeführte Abläufe, häufig wechselnde Geschäftsregeln und Prozesse mit vielen unstrukturierten Einzelfallentscheidungen. Gleiches gilt für kreative Tätigkeiten, schlechte Datenqualität, unklare Verantwortlichkeiten oder instabile IT-Systeme.
Auch hohe Sicherheits- und Compliance-Risiken können gegen eine Automatisierung sprechen. ESOAR bleibt dennoch hilfreich: Das Ergebnis kann sein, zunächst organisatorische Probleme zu lösen oder bewusst auf eine technische Umsetzung zu verzichten.
Praxisbeispiel: Manueller Rechnungseingang
Bei einem manuellen Rechnungseingang werden Dokumente häufig mehrfach geprüft, Daten übertragen und Freigaben per E-Mail eingeholt.
Mit ESOAR werden zunächst unnötige Kontrollen eliminiert. Anschließend werden Prüfregeln, Zuständigkeiten und Freigabegrenzen standardisiert. Kürzere Freigabewege und klare Eskalationen optimieren den Ablauf.
Eine Anwendung kann danach Rechnungsdaten auslesen und einen digitalen Workflow starten. Verbleibende systemübergreifende Eingaben lassen sich gegebenenfalls durch RPA robotisieren. Das Ergebnis ist ein nachvollziehbarer Prozess mit weniger manuellen Routinen und klar geregelten Ausnahmen.
ESOAR in der eigenen Praxis einführen
Unternehmen sollten zunächst mögliche Prozesse aus verschiedenen Bereichen sammeln. Bewertet werden Volumen, Zeitaufwand, Fehlerquote, Regelbasiertheit, Datenqualität, Risiken, Systemstabilität und erwarteter Geschäftsnutzen.
Gemeinsam mit den beteiligten Mitarbeitenden wird der aktuelle Ablauf dokumentiert. Danach folgen die zentralen Fragen: Kann etwas entfallen? Lässt sich der Ablauf vereinheitlichen? Kann er fachlich vereinfacht werden? Eignet sich eine Anwendung zur Automatisierung? Können verbleibende Bedienhandlungen robotisiert werden?
Ein begrenzter Pilotprozess schafft erste Erfahrungen. Bearbeitungszeit, Prozesskosten, Fehlerquote, Automatisierungsgrad, Ausnahmen und Anwenderzufriedenheit dienen als Kennzahlen.
Aktuelle Trends und Erfolgsfaktoren
Process Mining und Task Mining helfen dabei, Varianten und Engpässe datenbasiert zu erkennen. Workflow-Automatisierung, Low-Code, RPA und künstliche Intelligenz erweitern anschließend die technischen Möglichkeiten.
Technologie allein garantiert jedoch keinen Erfolg. Entscheidend sind stabile Prozesse, geeignete Daten, verantwortliche Prozesseigentümer, ein klarer Geschäftsnutzen und eine kontinuierliche Erfolgsmessung.
Fazit
Die ESOAR-Methode eignet sich besonders für häufig ausgeführte, manuelle, fehleranfällige, variantenreiche und regelbasierte Prozesse. Sie ist keine reine RPA-Methode, sondern ein ganzheitlicher Ansatz zur Prozessverbesserung.
Der größte Nutzen entsteht, wenn Unternehmen zuerst unnötige Arbeit beseitigen, Abläufe standardisieren und Prozesse optimieren. Erst danach sollten sie Geschäftsprozesse automatisieren.
Key Facts
- ESOAR eignet sich für wiederkehrende Prozesse mit hohem manuellem Aufwand.
- Unnötige Tätigkeiten sollten vor der Automatisierung eliminiert werden.
- Regelbasierte, digitale Aufgaben bieten hohes Automatisierungs- und RPA-Potenzial.
- Nutzen, Datenqualität, Risiken und Prozessstabilität müssen strukturiert bewertet werden.