Von admin 
Das ESOAR Framework zeigt, wie Unternehmen Prozesse erst vereinfachen und dann sinnvoll automatisieren – statt digitalen Unsinn einfach schneller zu machen, oder?
Viele Automatisierungsprojekte starten mit einer Toolauswahl: RPA-Plattform lizenzieren, Workshop organisieren, Bot bauen – fertig. Leider wird dabei häufig ein Prozess digitalisiert, der bereits vorher langsam, kompliziert oder schlicht unnötig war.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: „Welche Tätigkeit können wir automatisieren?“ Sondern: „Wie muss der Prozess gestaltet sein, damit seine Automatisierung einen nachhaltigen Mehrwert erzeugt?“
Was ist das ESOAR Framework?
Das ESOAR Framework ist ein strukturierter Ansatz zur Analyse, Verbesserung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Die fünf Buchstaben stehen für:
Eliminate, Standardize, Optimize, Automate und Robotize.
Capgemini beschreibt ESOAR als Methodik zur Entwicklung ganzheitlicher Automatisierungslösungen. Dabei sollen zunächst die Ursachen ineffizienter Abläufe beseitigt werden, bevor technische Lösungen deren Symptome bearbeiten.
Genau diese Reihenfolge macht den Unterschied. Ein schlechter Prozess wird durch Automatisierung schließlich nicht automatisch gut. Er wird höchstens schneller schlecht – gewissermaßen ein Einkaufswagen mit eckigen Rädern und Elektromotor.
Eliminate: Unnötige Tätigkeiten entfernen
Im ersten Schritt werden nicht wertschöpfende Tätigkeiten beseitigt. Dazu gehören doppelte Datenerfassungen, überflüssige Freigaben, ungenutzte Berichte oder historisch gewachsene Kontrollen.
Hilfreiche Fragen sind: Welchen konkreten Nutzen erzeugt der Schritt? Was passiert, wenn er entfällt? Wird sein Ergebnis tatsächlich benötigt? Liegt die eigentliche Ursache vielleicht an einer anderen Stelle?
Oft ist das Eliminieren wirtschaftlicher als jede Prozessautomatisierung. Eine Tätigkeit, die nicht mehr ausgeführt werden muss, benötigt weder Software noch Wartung.
Standardize: Prozessvarianten vereinheitlichen
Unterschiedliche Formulare, Datenformate, Rollen und Entscheidungswege erschweren die Steuerung. Im Schritt Standardize werden deshalb Abläufe, Vorlagen, Eingabemasken, Zuständigkeiten und Geschäftsregeln vereinheitlicht.
Prozessstandardisierung bedeutet nicht, jede sinnvolle Besonderheit abzuschaffen. Sie trennt notwendige Varianten von Sonderwegen, die lediglich mit „Das machen wir schon immer so“ begründet werden.
Einheitliche Geschäftsprozesse lassen sich leichter messen, schulen und automatisieren.
Optimize: Den verbleibenden Prozess verbessern
Anschließend wird der standardisierte Ablauf hinsichtlich Durchlaufzeit, Qualität, Kosten und Verantwortlichkeiten optimiert. Unternehmen können Medienbrüche reduzieren, Übergaben vereinfachen, Entscheidungsschleifen verkürzen und Datenqualität verbessern.
Prozessmodellierung, Workshops, Kennzahlen und Process Mining unterstützen dabei. Process Mining verwendet vorhandene Ereignisdaten, um sichtbar zu machen, wie Prozesse tatsächlich ablaufen. Task Mining ergänzt diese Perspektive um Arbeitsschritte außerhalb zentraler Systeme, etwa in E-Mails oder Tabellen.
Automate: Geeignete Abläufe automatisieren
Erst jetzt folgt Automate. Standardisierte Abläufe können über vorhandene Systemfunktionen, Workflow-Lösungen, Low-Code-Plattformen, Schnittstellen oder BPM-Software automatisiert werden.
Gute Automatisierungspotenziale besitzen klare Regeln, strukturierte Daten, stabile Abläufe, ausreichende Fallzahlen und wenige Ausnahmen. Gleichzeitig muss ein messbarer Zeit-, Kosten- oder Qualitätsgewinn entstehen.
Denn nicht alles, was technisch automatisierbar ist, lohnt sich auch wirtschaftlich.
Robotize: RPA gezielt einsetzen
Robotize bezeichnet den Einsatz von Software-Robotern für repetitive, regelbasierte Bildschirmtätigkeiten. RPA kann beispielsweise Daten übertragen, Systemabfragen durchführen, Formulare bearbeiten oder wiederkehrende Prüfungen ausführen.
Robotic Process Automation ist besonders hilfreich, wenn ältere Systeme keine geeigneten Schnittstellen besitzen. Bei langfristig stabilen Systemlandschaften sind APIs oder direkte Integrationen jedoch häufig robuster. Ein Bot sollte eine Brücke sein – kein dauerhaftes Klebeband für eine wackelige Architektur.
Nutzen und Anwendungsbereiche des ESOAR Frameworks
ESOAR kann Prozesskosten, Durchlaufzeiten, Fehler und Nacharbeiten reduzieren. Gleichzeitig steigen Datenqualität, Skalierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Investitionsentscheidungen.
Mögliche Einsatzfelder sind:
Im Finanzwesen die Rechnungsverarbeitung, im Einkauf die Bestellfreigabe, im Personalwesen das Onboarding, im Kundenservice die Ticketklassifizierung und in der Auftragsbearbeitung die Auftragserfassung. Weitere Beispiele sind Statusmeldungen in der Logistik, Passwortprozesse im IT-Service-Management sowie wiederkehrende Compliance-Berichte.
Praxisbeispiel: ESOAR in der Rechnungsverarbeitung
In einem manuellen Eingangsrechnungsprozess werden Rechnungsdaten mehrfach erfasst, verschiedene Freigabelisten geführt und Belege per E-Mail weitergeleitet.
Mit ESOAR werden zunächst doppelte Prüfungen und Erfassungen eliminiert. Anschließend werden Rechnungsformate und Freigaberegeln standardisiert. Klare Zuständigkeiten und kürzere Freigabewege optimieren den Ablauf.
Ein Workflow kann danach Erfassung, Prüfung und Freigabe automatisieren. Verbleibende Übertragungen in ein nicht angebundenes Altsystem übernimmt gegebenenfalls RPA.
Der Zielprozess wird transparenter, weniger fehleranfällig und leichter steuerbar. Konkrete Verbesserungen müssen anhand realer Ausgangswerte gemessen werden – nicht anhand besonders enthusiastischer PowerPoint-Folien.
Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
Typische Hindernisse sind unvollständige Prozessdokumentationen, schlechte Daten, unklare Verantwortlichkeiten, zahlreiche Sonderfälle und unrealistische Erwartungen an RPA oder künstliche Intelligenz.
Erfolgreiche Initiativen verbinden Fachbereiche, Prozessmanagement, IT und Automatisierungsteams. Mitarbeitende sollten früh eingebunden werden, weil sie praktische Varianten und Ausnahmen meist besser kennen als jedes Prozesshandbuch.
Ein klarer Prozessverantwortlicher, ein realistischer Business Case und ein überschaubarer Pilot schaffen Orientierung.
Aktuelle Trends der intelligenten Automatisierung
Process Mining, Task Mining, Low-Code, Workflow-Automatisierung, künstliche Intelligenz und End-to-End-Orchestrierung erweitern die technischen Möglichkeiten. Intelligent Document Processing kann beispielsweise Informationen aus strukturierten und unstrukturierten Dokumenten extrahieren und für weitere Prozessschritte bereitstellen.
Diese Technologien ersetzen jedoch keine strategische Prozessanalyse. Auch ein intelligentes System sollte nicht lernen, unnötige Arbeit besonders elegant auszuführen.
ESOAR Framework praktisch einführen
Ein guter Pilotprozess besitzt ein ausreichendes Transaktionsvolumen, sichtbaren manuellen Aufwand, wenige Ausnahmen, verfügbare Daten und einen messbaren Nutzen.
Zunächst werden Prozessziel und Kundennutzen definiert. Danach folgen Ist-Aufnahme, Variantenanalyse und die Erhebung von Ausgangswerten. Anschließend wird der Prozess konsequent entlang der fünf ESOAR-Schritte bearbeitet, getestet und schrittweise skaliert.
Geeignete Kennzahlen sind Prozessdurchlaufzeit, Bearbeitungszeit, Prozesskosten, Fehlerquote, Automatisierungsgrad, Anzahl der Varianten, Straight-Through-Processing-Rate sowie Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit.
Ohne Ausgangswerte bleibt Erfolg lediglich ein gutes Gefühl.
Fazit: Mit dem ESOAR Framework nachhaltig automatisieren
Das ESOAR Framework bringt Prozessoptimierung und Automatisierung in eine wirtschaftlich sinnvolle Reihenfolge. Nachhaltige digitale Transformation beginnt nicht mit einem Tool, sondern mit der kritischen Prüfung, welche Tätigkeiten überhaupt notwendig sind.
Unternehmen sollten einen klar abgegrenzten Prozess auswählen, messbare Ziele festlegen und ihn systematisch entlang der fünf ESOAR-Schritte analysieren. So wird aus technischer Automatisierung eine echte Prozessverbesserung.
Key Facts
- ESOAR steht für Eliminate, Standardize, Optimize, Automate und Robotize.
- Unnötige oder ineffiziente Abläufe sollten vor ihrer Automatisierung beseitigt oder verbessert werden.
- Die strukturierte Reihenfolge erhöht Wirtschaftlichkeit, Skalierbarkeit und Nachhaltigkeit von Automatisierungsprojekten.
- Ein klar abgegrenzter Pilotprozess mit messbaren Kennzahlen erleichtert den Einstieg in die Praxis.