Wenn es um strategisches Business Process Management (BPM) geht, denken viele zuerst an Tools, Softwarelösungen und schicke Dashboards. Doch die Wahrheit ist: Kein noch so ausgeklügeltes System kann Prozesse effektiv steuern, wenn niemand weiß, wer eigentlich verantwortlich ist. Strategisches BPM lebt nicht von Technik allein – es braucht Menschen mit klaren Rollen, definierten Zuständigkeiten und vor allem: dem Rückhalt der Organisation.
Viele Unternehmen unterschätzen, wie wichtig es ist, Rollen im Prozessmanagement sauber zu definieren. Ohne diesen Rahmen fehlt es an Verbindlichkeit, Steuerung und strategischer Ausrichtung. Prozesse laufen dann bestenfalls irgendwie – aber eben nicht gezielt in Richtung Unternehmensziele. Dabei ist BPM per Definition ein ganzheitlicher Ansatz zur Gestaltung, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen. In seiner strategischen Variante geht es darum, diese Prozesse bewusst mit der langfristigen Ausrichtung des Unternehmens zu verzahnen. Damit das gelingt, braucht es Menschen, die das Denken in Prozessen nicht nur verstehen, sondern verkörpern.
Die Rolle des Prozess-Owners – mehr als nur Prozessverantwortlicher
Der Prozess-Owner ist eine Schlüsselfigur im strategischen BPM. Seine Aufgaben gehen weit über das reine Verwalten hinaus.
Kernaufgaben eines Prozess-Owners:
- Zielverantwortung für den Prozess
- Steuerung und Koordination über Abteilungsgrenzen hinweg
- Kontinuierliche Verbesserung und Anpassung an strategische Ziele
Wichtige Skills:
- Fachliches Know-how und Verständnis der Prozesslandschaft
- Change-Kompetenz und kommunikative Stärke
- Schnittstellenmanagement und Stakeholder-Einbindung
Typische Fehler in Unternehmen:
- Prozess-Owner ohne ausreichendes Mandat
- Fehlendes Zeitbudget für die Rolle
- Keine klare Reporting-Struktur zur Geschäftsführung
Governance-Strukturen: Boards, Komitees und Steuerungsgremien
Strategisches BPM braucht stabile Strukturen und klare Entscheidungswege. Governance-Gremien stellen sicher, dass Prioritäten gesetzt und Prozesse strategisch gesteuert werden.
Beispiele für Governance-Rollen:
- BPM-Governance-Board: Definiert strategische Ausrichtung und Priorisierung
- Architektur-Board: Kümmert sich um Prozessarchitektur und Standardisierung
- Prozessgremium auf Bereichsebene: Sorgt für operative Rückkopplung und Transparenz
Weitere Schlüsselrollen im strategischen BPM
Neben Prozess-Ownern und Boards gibt es weitere Rollen, die strategisches BPM wirksam machen:
- Prozessarchitekt: Verantwortlich für die übergreifende Prozessstruktur und Rahmenwerke
- BPM-Coach / Center of Excellence: Methodische Unterstützung, Schulungen, Qualitätskontrolle
- Executive Sponsor / C-Level-Unterstützung: Verankerung von BPM im Top-Management
Herausforderungen und Lösungsansätze
Auch die beste Struktur scheitert, wenn Verantwortlichkeiten unklar sind oder Governance als „Bürokratie“ empfunden wird.
Typische Herausforderungen und Lösungen:
- Unklare Verantwortlichkeiten → Einführung eines rollenbasierten BPM-Rahmenwerks
- Widerstand gegen Governance → Kommunikation des Mehrwerts und Einbindung der Fachbereiche
- Mangel an Fachwissen → Trainingsprogramme und interne Zertifizierungen
Praxisbeispiele und Trends
Strategisches BPM funktioniert am besten, wenn Theorie und Praxis Hand in Hand gehen.
- Beispiel: Einführung eines Prozess-Owner-Modells bei einem mittelständischen Industrieunternehmen. Statt Alibi-Verantwortlichen wurden echte Entscheider benannt, mit Zeit, Budget und direktem Draht zum Top-Management.
- Best Practice: Kombinierte Governance-Struktur mit operativen und strategischen Boards zur Priorisierung und Steuerung.
- Trend: Agile Rollenmodelle im BPM – z. B. „Process Product Owner“ in agilen Unternehmen, die Prozesse wie Produkte entwickeln und optimieren.
Key Facts
Zum Abschluss die wichtigsten Erkenntnisse in Kürze:
- Klare Rollen sind der Schlüssel zur effektiven Umsetzung von strategischem BPM
- Governance-Gremien schaffen Struktur und Verbindlichkeit – sie ersetzen keine Prozesse, sondern rahmen sie ein
- Ohne Mandat, Budget und Kompetenz ist jede Rolle im BPM nur Theorie
Schreibe einen Kommentar