Wenn Unternehmen heute über ihre Prozesse sprechen, klingt das manchmal wie ein Familientreffen mit zu vielen Verwandten: Jeder ist irgendwie wichtig, keiner will übersehen werden, und am Ende weiß niemand so genau, wer eigentlich den größten Beitrag zum Ganzen leistet. In vielen Organisationen existieren Hunderte – manchmal sogar Tausende – von Geschäftsprozessen. Aber nicht alle sind gleich wichtig. Und genau da beginnt der Weg zu einem strategischen Prozessportfolio-Management.
Denn ohne eine klare Bewertung und Priorisierung herrscht in der Prozesslandschaft das Prinzip Gießkanne: Alle bekommen Aufmerksamkeit, aber niemand so richtig. Damit bleiben Effizienzpotenziale ungenutzt, Ressourcen werden verzettelt und die Strategie bleibt eine PowerPoint-Folklore. Zeit, das zu ändern.
Was ist strategisches Prozessportfolio-Management überhaupt?
Prozessportfolio-Management ist im Grunde das strategische Rückgrat eines modernen Prozessmanagements. Es umfasst alle Maßnahmen, um die Gesamtheit der Geschäftsprozesse eines Unternehmens systematisch zu analysieren, zu steuern und weiterzuentwickeln. Dabei geht es nicht darum, Prozesse „nach Gefühl“ zu managen, sondern faktenbasiert Entscheidungen zu treffen: Welche Prozesse zahlen wirklich auf unsere strategischen Ziele ein? Wo liegt Optimierungspotenzial? Und vor allem: Wo lohnt sich der Ressourceneinsatz?
Das Prozessportfolio bildet damit die Brücke zwischen der Unternehmensstrategie und der tatsächlichen operativen Umsetzung. Es gibt Orientierung in der Komplexität, schafft Transparenz – und sorgt dafür, dass man nicht immer nur an dem Prozess schraubt, der gerade am lautesten quietscht.
Die Grundlagen: Ordnung im Prozess-Dschungel schaffen
Ein strategisches Prozessportfolio bietet eine ganzheitliche Sicht auf alle Prozesse: von strategisch relevanten Kernprozessen über operative Abläufe bis hin zu unterstützenden Prozessen. Wichtig ist die klare Abgrenzung zum operativen Prozessmanagement. Während dieses sich mit der konkreten Ausführung und Optimierung einzelner Prozesse beschäftigt, nimmt das Portfolio-Management eine übergeordnete Perspektive ein – quasi der Blick vom Hubschrauber auf das Prozessfeld.
Gerade in Transformationsphasen spielt das Portfolio eine entscheidende Rolle. Es identifiziert Prozesse mit hohem Hebel für Veränderungen – und schützt gleichzeitig vor blindem Aktionismus. Nicht jeder Prozess braucht sofort ein Redesign. Manchmal reicht es auch, ihn einfach nur in Ruhe zu lassen.
Prozesse bewerten – aber richtig
Bewerten klingt einfach – ist aber komplexer, als man denkt. Die richtigen Kriterien zu finden ist entscheidend, um aus einer Prozessmenge ein strategisches Portfolio zu formen. Hier einige bewährte Bewertungskriterien:
- Strategische Relevanz: Wie stark unterstützt der Prozess die übergeordneten Unternehmensziele?
- Prozesskosten: Wie teuer ist der Prozess in seiner Durchführung?
- Automatisierungspotenzial: Lässt sich der Prozess digitalisieren oder robotisieren?
- Einfluss auf die Kundenzufriedenheit: Wie wichtig ist der Prozess für das Erlebnis am Touchpoint?
- Reifegrad: Wie gut ist der Prozess heute bereits aufgestellt?
Zur Anwendung kommen Reifegradmodelle wie CMMI oder BPMM, Nutzwertanalysen oder klassische KPIs. Unterstützt wird das Ganze durch BPM-Tools, Excel-Templates oder spezialisierte Plattformen. Wichtig ist: Bewertung ist kein Selbstzweck – sie soll Entscheidungen vorbereiten, nicht verwirren.
Priorisieren – der Kampf um Aufmerksamkeit
Nach der Bewertung kommt der schwierigste Teil: Priorisieren. Denn wie im echten Leben glauben viele Prozesse, sie seien der Nabel der Welt. „Mein Prozess ist aber der wichtigste“ hört man häufiger als „Ich stelle meinen gern zurück.“ Deshalb braucht es eine objektive Grundlage: High-Impact-Prozesse mit Verbesserungspotenzial zuerst.
Typische Vorgehensweise: Einteilung der Prozesse in Portfolio-Kategorien wie „Kernprozesse“, „Optimierungskandidaten“ oder „Low Priority“. Visualisierungen – z. B. über eine einfache Prozessportfoliomatrix – helfen, den Überblick zu behalten. Aber auch hier gilt: Die beste Priorisierung nützt nichts, wenn intern keine Kapazitäten oder kein strategischer Wille vorhanden sind.
Herausforderungen und wie man ihnen begegnet
Natürlich ist nicht alles rosarot im Land des Prozessportfolios. Die häufigsten Stolpersteine:
- Datenlage: Fehlende Transparenz oder veraltete Prozessbeschreibungen machen die Bewertung zur Rateshow.
- Strategielücke: Wenn unklar ist, wohin das Unternehmen steuern will, bleibt auch das Portfolio beliebig.
- Widerstand: Fachbereiche verteidigen „ihre“ Prozesse wie Drachen ihren Schatz.
Die Lösung liegt – wie so oft – in klaren Strukturen: Ein etabliertes Prozessmanagement mit klaren Governance-Regeln, eine aktive Rolle des Managements und ein iterativer Ansatz statt Big Bang helfen beim Einstieg. Kommunikation und Change-Management nicht vergessen – ein gutes Prozessportfolio entsteht nicht im stillen Kämmerlein.
Best Practices und aktuelle Trends
In der Praxis zeigt sich, wie wertvoll ein durchdachtes Prozessportfolio ist. Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen etwa konnte durch die Einführung eines Prozessportfolios seine Digitalisierungsroadmap drastisch fokussieren – weniger Projekte, mehr Wirkung.
Spannend wird es durch neue Technologien: Process Mining erlaubt eine datenbasierte Bewertung direkt aus den IT-Systemen heraus. Künstliche Intelligenz hilft bei der Mustererkennung und automatisierten Priorisierung. Und ein neuer Trend geht hin zum „agilen Prozessportfolio“ – also einer kontinuierlichen Bewertung statt starrer Jahresplanung. Flexibilität statt Festhalten – das ist die Devise.
Fazit: Prozessportfolio-Management ist Strategie zum Anfassen
Wer seine Prozesse kennt, kann sie gezielt steuern – und damit echten Mehrwert schaffen. Prozessportfolio-Management ist weit mehr als ein Excel-Sheet mit Checkboxen. Es ist das Navigationssystem für strategisches Prozessmanagement. Es zeigt, wo es sich lohnt zu investieren, was dringend Aufmerksamkeit braucht – und was einfach nur dokumentiert sein darf, damit man weiß, dass es existiert.
In einer Welt, in der Veränderung die neue Konstante ist, braucht es genau das: Struktur, Fokus und ein bisschen Mut zur Priorisierung. Denn auch im Prozessmanagement gilt: Man kann nicht alles gleichzeitig verbessern – aber man kann systematisch anfangen.
Key Facts
- Strategisches Prozessportfolio-Management schafft Transparenz und Fokussierung im Prozessmanagement.
- Bewertungskriterien wie strategische Relevanz und Automatisierungspotenzial helfen bei der Priorisierung.
- Der Erfolg hängt von guter Datenbasis, Governance und einem iterativen Vorgehen ab.
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