ESOAR-Praxisbeispiel: Geschäftsprozesse systematisch prüfen!

ESOAR hilft Unternehmen, Rechnungsprozesse vor der Automatisierung systematisch zu vereinfachen, neu zu gestalten und kostspielige digitale Umwege zu vermeiden.

Warum schlechte Prozesse nicht schneller werden sollten

Einen ineffizienten Prozess zu automatisieren, macht ihn nicht automatisch besser. Oft läuft er lediglich schneller in die falsche Richtung. Unnötige Prüfungen, Medienbrüche, unklare Verantwortlichkeiten und doppelte Dateneingaben bleiben bestehen – nun allerdings mit zusätzlicher Technik und höheren Wartungskosten.

Die ESOAR-Methode verhindert genau das. Sie verbindet Prozessanalyse, Prozessoptimierung und Prozessautomatisierung in einer festen Reihenfolge:

Eliminate, Standardize, Optimize, Automate und Robotize.

Zuerst werden unnötige Tätigkeiten entfernt, anschließend Varianten vereinheitlicht und verbleibende Abläufe verbessert. Erst danach beginnt die technische Automatisierung.

ESOAR einfach erklärt

Eliminate entfernt Tätigkeiten ohne erkennbaren Mehrwert, etwa doppelte Kontrollen, zusätzliche Excel-Listen oder unnötige Freigaben.

Standardize vereinheitlicht Formulare, Datenformate, Rollen, Abläufe und Entscheidungskriterien.

Optimize verbessert Schnittstellen, Verantwortlichkeiten, Durchlaufzeiten und die Behandlung von Ausnahmen.

Automate nutzt vorhandene Systeme, digitale Workflows, Schnittstellen oder Low-Code-Lösungen für regelbasierte Abläufe.

Robotize setzt RPA, also Robotic Process Automation, für repetitive Tätigkeiten ein, die weiterhin über Benutzeroberflächen ausgeführt werden müssen.

Die Reihenfolge ist entscheidend. Ein Software-Roboter, der überflüssige Daten in drei Systeme einträgt, ist technisch beeindruckend – prozessual aber ungefähr so sinnvoll wie ein besonders schneller Aktenschrank.

Ausgangssituation: Der manuelle Rechnungsprozess

Ein mittelständisches Unternehmen erhält Eingangsrechnungen per E-Mail. Mitarbeitende speichern die Dokumente in einer Dateiablage, übertragen Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant manuell in das ERP-System und leiten die Rechnung per E-Mail zur Freigabe weiter.

Je nach Abteilung gelten unterschiedliche Abläufe. Einige Führungskräfte antworten direkt, andere drucken die Rechnung aus. Fehlende Bestellnummern führen zu Rückfragen. Zusätzlich pflegt die Buchhaltung eine Excel-Liste, um den Bearbeitungsstatus nachzuverfolgen.

Typische Schwachstellen sind doppelte Prüfungen, unvollständige Stammdaten, zahlreiche Übergaben, lange Liegezeiten und fehlende Transparenz.

Prozessaufnahme vor der ESOAR-Analyse

Vor der Verbesserung müssen Prozessvarianten, Fallzahlen, Bearbeitungszeiten, Fehlerquoten, Rückfragen, Ausnahmen und beteiligte Systeme bekannt sein.

Interviews und Workshops zeigen, wie Mitarbeitende den Ablauf tatsächlich erleben. Prozessmodelle machen Übergaben sichtbar. Systemdaten, Process Mining und gegebenenfalls Task Mining liefern ergänzende Fakten über Laufzeiten und Varianten.

Wichtig ist die Kombination beider Perspektiven: Mitarbeitende erklären das „Warum“, Daten zeigen das „Wie oft“.

Eliminate: Überflüssige Arbeit entfernen

Im Rechnungsprozess wird jeder Schritt hinterfragt:

Warum existiert diese Prüfung? Welches Risiko reduziert sie? Ist sie gesetzlich erforderlich? Was passiert, wenn sie entfällt? Kann eine Information direkt aus einem führenden System übernommen werden?

Die zusätzliche Excel-Liste kann entfallen, wenn ein zentraler Workflow den Status dokumentiert. Rechnungsdaten sollten nicht mehrfach erfasst werden. Eine zweite Freigabe bei kleinen, bereits bestellbezogenen Beträgen kann durch risikobasierte Regeln ersetzt werden.

Standardize: Varianten sinnvoll begrenzen

Alle Rechnungen gehen künftig über einen zentralen digitalen Eingang ein. Benennung, Pflichtfelder, Kontierungsregeln, Freigabegrenzen und Rollen werden vereinheitlicht.

Standardisierte Prozesse sind leichter messbar, skalierbar und automatisierbar. Sinnvolle Ausnahmen bleiben erlaubt, werden aber dokumentiert und mit klaren Zuständigkeiten versehen. Standardisierung bedeutet schließlich nicht, jede Sonderrechnung mit Gewalt in dieselbe Schublade zu pressen.

Optimize: Einen besseren Soll-Prozess entwickeln

Im optimierten Ablauf erfolgen sachliche Prüfung und Datenvalidierung teilweise parallel. Ein zentraler Arbeitsvorrat ersetzt persönliche E-Mail-Postfächer. Automatische Erinnerungen und Eskalationen reduzieren Liegezeiten.

Ein eindeutiger Process Owner verantwortet den Gesamtprozess. Entscheidungen werden möglichst dort getroffen, wo die fachlichen Informationen vorliegen. Unnötige Übergaben entfallen.

Automate und Robotize gezielt einsetzen

Geeignete Rechnungen werden automatisch importiert. Eine intelligente Dokumentenverarbeitung extrahiert Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant und Zahlungsziel. Anschließend erfolgt der Abgleich mit Bestellung und Wareneingang.

Digitale Freigabeworkflows, regelbasierte Kontierung, automatische Erinnerungen und die Übergabe an das ERP-System reduzieren manuelle Arbeit. Kennzahlen schaffen Transparenz.

RPA ist sinnvoll, wenn ein Altsystem keine Schnittstelle bietet. Ein Software-Roboter kann freigegebene Daten über die Benutzeroberfläche übertragen. Allerdings reagieren RPA-Lösungen empfindlich auf veränderte Masken und instabile Ausnahmefälle. Sie sind daher Ergänzung oder Übergangslösung, nicht Ersatz für Prozessverbesserung.

Vorher und nachher im Vergleich

Die folgenden Werte sind illustrative Annahmen, keine allgemeingültigen Benchmarks:

Auch der Bearbeitungsaufwand je Rechnung kann beispielsweise von 18 auf 7 Minuten sinken.

Übertragung auf HR und Einkauf

Beim Mitarbeiter-Onboarding entfernt ESOAR redundante Dateneingaben, standardisiert Checklisten, klärt Verantwortlichkeiten und automatisiert Aufgabenverteilungen. RPA kann Daten in nicht integrierte Altsysteme übertragen.

Im Einkauf lassen sich Bedarfsformulare vereinheitlichen, Freigaben risikobasiert gestalten, Budgets automatisch prüfen und Lieferantendaten standardisieren.

Trends, Erfolgsfaktoren und Kennzahlen

Process Mining, Low-Code-Automatisierung, generative KI und Human-in-the-Loop-Ansätze erweitern die technischen Möglichkeiten. Die ESOAR-Grundlogik bleibt dennoch relevant: Auch KI benötigt verständliche Prozesse, geeignete Daten, definierte Ziele und kontrollierte Ausnahmen.

Erfolgreiche Initiativen verbinden Fachbereich, IT, Compliance, Prozessmanagement und Mitarbeitende. Geeignete Pilotprozesse besitzen ein regelmäßiges Volumen, klare Regeln, digitale Daten und messbare Probleme.

Wichtige Kennzahlen sind Durchlaufzeit, Bearbeitungszeit, Automatisierungsquote, Fehlerquote, Rückfragequote, Kosten je Vorgang, Termintreue und manuelle Übergaben. Ausgangswerte müssen vor der Veränderung erhoben werden. Zusätzlich zählen Qualität, Compliance, Nutzerzufriedenheit und Prozessstabilität.

Fazit: Mit ESOAR erst verbessern, dann automatisieren

ESOAR hilft Unternehmen, Geschäftsprozesse nicht vorschnell zu digitalisieren, sondern konsequent zu hinterfragen. Im Praxisbeispiel wird aus einem fragmentierten Rechnungsprozess ein standardisierter, transparenter und weitgehend digitaler Ablauf.

Wählen Sie jetzt einen messbaren Pilotprozess aus und analysieren Sie ihn gemeinsam mit den beteiligten Mitarbeitenden, bevor die nächste Automatisierungslösung beschafft wird.

Key Facts

• Die Reihenfolge lautet: Eliminate, Standardize, Optimize, Automate und erst danach Robotize.
• ESOAR verhindert, dass ineffiziente Abläufe unverändert automatisiert und dadurch unnötig teuer werden.
• Standards, hohe Datenqualität und klare Verantwortlichkeiten bilden die Grundlage stabiler Automatisierung.
• Beginnen Sie mit einem klar abgegrenzten Pilotprozess und messbaren Ausgangs- und Zielwerten.