ESOAR Framework: Checkliste für die Anwendung in Unternehmen

Das ESOAR Framework hilft Unternehmen, Geschäftsprozesse strukturiert zu vereinfachen, zu verbessern und erst danach sinnvoll zu automatisieren – ganz gezielt.

Viele Unternehmen starten ihre Prozessautomatisierung mit einer Technologieauswahl. Sie kaufen eine Low-Code-Plattform, führen RPA ein oder testen künstliche Intelligenz. Erst danach wird geprüft, welcher Prozess eigentlich automatisiert werden soll. Das ist ungefähr so, als würde man einen Sportwagen kaufen und anschließend feststellen, dass der tägliche Arbeitsweg über einen Feldweg führt.

Ein ineffizienter Prozess wird durch Automatisierung nicht automatisch besser. Häufig werden unnötige Arbeitsschritte, komplizierte Freigaben und doppelte Dateneingaben lediglich schneller ausgeführt. Das ESOAR Framework verhindert genau diesen Fehler.

ESOAR steht für Eliminate, Standardize, Optimize, Automate und Robotize. Die Reihenfolge ist entscheidend: Unternehmen entfernen zunächst unnötige Tätigkeiten, vereinheitlichen den verbleibenden Ablauf, optimieren ihn und wählen erst anschließend geeignete Automatisierungstechnologien aus.

Das ESOAR Framework als Grundlage der Prozessoptimierung

Das ESOAR Framework verbindet Business Process Management, Operational Excellence und intelligente Prozessautomatisierung. Im Gegensatz zu einer rein technologiegetriebenen Strategie beginnt es nicht mit der Frage „Welches Tool können wir einsetzen?“, sondern mit der Frage „Warum existiert dieser Prozessschritt überhaupt?“.

Vor der Anwendung sollten Unternehmen den Ist-Prozess dokumentieren und relevante Prozessdaten zusammentragen. Dazu gehören:

• Fallzahlen und Bearbeitungsvolumen
• Durchlauf- und Wartezeiten
• Prozesskosten
• Fehler- und Nachbearbeitungsquoten
• beteiligte Rollen und Systeme
• Medienbrüche und manuelle Tätigkeiten

Besonders geeignet sind Prozesse mit hohem Volumen, wiederkehrenden Fehlern, langen Durchlaufzeiten oder vielen manuellen Eingaben. Typische Einsatzfelder finden sich im Finanzwesen, Einkauf, Kundenservice, Personalwesen, in der Logistik und Verwaltung.

Vorbereitung: Den richtigen Prozess auswählen

Ein guter Pilotprozess ist klar abgegrenzt, messbar und für die Organisation relevant. Er sollte jedoch nicht so kritisch sein, dass bereits der erste Testlauf die halbe Belegschaft nervös zum Kaffeeautomaten treibt.

Checkliste zur Vorbereitung:

• Prozessziel und Prozessgrenzen festlegen
• Prozessverantwortliche benennen
• Ist-Ablauf vollständig dokumentieren
• Kennzahlen und Ausgangswerte erfassen
• Fachbereich, IT, Compliance und Management einbinden
• bekannte Ausnahmen und Sonderfälle sammeln
• messbare Verbesserungsziele definieren

Erst wenn alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis des aktuellen Ablaufs besitzen, beginnt die eigentliche ESOAR-Analyse.

Eliminate: Unnötige Tätigkeiten entfernen

In der ersten Phase wird jeder Prozessschritt auf seinen geschäftlichen Zweck und Kundennutzen geprüft. Typische Kandidaten für die Eliminierung sind doppelte Datenerfassungen, überholte Freigaben, redundante Kontrollen, unnötige Berichte und Dokumentationen, die niemand mehr verwendet.

Hilfreiche Prüffragen lauten:

• Welchen konkreten Nutzen erzeugt dieser Schritt?
• Was passiert, wenn wir ihn entfernen?
• Ist er gesetzlich oder vertraglich erforderlich?
• Werden dieselben Daten bereits an anderer Stelle erfasst?
• Dient die Kontrolle einem realen Risiko oder nur einer alten Gewohnheit?

Nach der Eliminierung sollten Durchlaufzeit, Prozesskosten, Anzahl der Übergaben und Fehlerquote erneut gemessen werden.

Standardize: Varianten und Daten vereinheitlichen

Unterschiedliche Formulare, individuelle Arbeitsweisen und uneinheitliche Datenstrukturen erschweren jede spätere Prozessautomatisierung. Deshalb werden Abläufe, Rollen, Vorlagen, Schnittstellen und Entscheidungsregeln standardisiert.

Notwendige Ausnahmen dürfen bestehen bleiben, sollten jedoch eindeutig definiert werden. Eine Ausnahme ist kein Prozessmodell mit schlechtem Gewissen, sondern ein bewusst geregelter Sonderfall.

Ein ausreichender Standardisierungsgrad ist erreicht, wenn Eingabedaten einheitlich vorliegen, Verantwortlichkeiten klar sind, Prozessvarianten begründet wurden und Entscheidungen anhand nachvollziehbarer Regeln getroffen werden.

Optimize: Den Soll-Prozess gestalten

Nun wird der standardisierte Prozess hinsichtlich Geschwindigkeit, Qualität, Kosten und Benutzerfreundlichkeit verbessert. Unternehmen können Übergaben reduzieren, Aufgaben parallelisieren, Freigaben vereinfachen oder Verantwortlichkeiten neu ordnen.

Process Mining zeigt tatsächliche Prozessverläufe und Abweichungen. Prozessmodellierung schafft Transparenz über den Soll-Ablauf. Workshops mit Fachanwendern liefern praktische Verbesserungsideen, während Kennzahlen den Erfolg messbar machen.

Jede Maßnahme benötigt ein konkretes Ziel. Statt „Der Prozess soll schneller werden“ sollte beispielsweise festgelegt werden: „Die durchschnittliche Durchlaufzeit soll von fünf auf drei Arbeitstage sinken.“

Automate und Robotize: Technologie sinnvoll einsetzen

Erst nach der Optimierung wird entschieden, welche Schritte technisch automatisiert werden können. Für stabile und regelbasierte Abläufe eignen sich Workflow-Systeme, BPM-Plattformen, Low-Code-Anwendungen oder direkte Systemintegrationen. KI-gestützte Lösungen können beispielsweise Dokumente klassifizieren oder unstrukturierte Informationen verarbeiten.

Geeignete Tätigkeiten besitzen meist folgende Merkmale:

• hohe Wiederholungshäufigkeit
• klare Entscheidungsregeln
• digital verfügbare Daten
• geringe Anzahl unkontrollierter Ausnahmen
• stabiler Prozessablauf
• nachvollziehbarer wirtschaftlicher Nutzen

Robotic Process Automation kommt innerhalb des ESOAR Frameworks vor allem bei verbleibenden manuellen Restaufgaben zum Einsatz. RPA kann Daten zwischen nicht integrierten Systemen übertragen oder standardisierte Eingaben in Benutzeroberflächen durchführen.

Software-Roboter sollten jedoch nicht als dauerhafter Ersatz für fehlende Schnittstellen betrachtet werden. Häufige Änderungen an Benutzeroberflächen, unklare Ausnahmebehandlungen und instabile Prozesse verursachen schnell hohen Wartungsaufwand.

Praxisbeispiel: Rechnungsverarbeitung

Ein Unternehmen bearbeitet beispielhaft 2.000 Eingangsrechnungen pro Monat. Rechnungsdaten werden mehrfach übertragen, jede Rechnung wird unabhängig vom Betrag freigegeben und Rückfragen erfolgen per E-Mail. Die durchschnittliche Durchlaufzeit beträgt beispielhafte sechs Arbeitstage.

Mit dem ESOAR Framework ergibt sich folgender Zielprozess:

• Eliminate: Doppelte Datenerfassung und unnötige Kontrolllisten entfallen.
• Standardize: Rechnungsformate, Freigaberegeln und Zuständigkeiten werden vereinheitlicht.
• Optimize: Freigaben richten sich nach Betrag und Risikoklasse.
• Automate: Rechnungen werden digital erfasst, geprüft und weitergeleitet.
• Robotize: Ein Bot überträgt verbleibende Daten in ein nicht integriertes Altsystem.

Im beispielhaften Zielbild sinkt die Durchlaufzeit auf drei Arbeitstage. Ob dieser Effekt tatsächlich erreicht wird, muss anhand realer Kennzahlen überprüft werden.

Kompakte ESOAR-Checkliste für Unternehmen

1. Klar abgegrenzten Pilotprozess auswählen.
2. Messbare Ziele und Kennzahlen festlegen.
3. Ist-Prozess, Rollen und Systeme dokumentieren.
4. Unnötige Prozessschritte eliminieren.
5. Abläufe, Daten und Regeln standardisieren.
6. Einen messbaren Soll-Prozess entwickeln.
7. Automatisierungspotenziale bewerten.
8. Geeignete Technologie auswählen.
9. Datenschutz, Sicherheit und Governance berücksichtigen.
10. Ergebnisse überwachen und Erfahrungen übertragen.

Fehlen klare Verantwortlichkeiten, stabile Daten oder ein nachvollziehbarer Soll-Prozess, sollte die Automatisierung zunächst gestoppt werden. Manchmal ist eine grundlegende Neugestaltung wirtschaftlicher als die Digitalisierung historisch gewachsener Umwege.

Fazit: Erst verbessern, dann automatisieren

Das ESOAR Framework ermöglicht eine prozessorientierte digitale Transformation. Unternehmen automatisieren nicht einfach den vorhandenen Ablauf, sondern prüfen zuerst, welche Tätigkeiten notwendig sind und wie der Prozess sinnvoll gestaltet werden kann.

Der beste Einstieg ist ein überschaubarer Pilotprozess mit hohem Verbesserungspotenzial. Dokumentieren Sie den Ist-Zustand, definieren Sie messbare Ziele und durchlaufen Sie die fünf ESOAR-Phasen konsequent. Denn ein schlechter Prozess wird durch einen Roboter nicht klüger – er macht nur schneller weiter.