Von admin 
ESOAR beschreibt einen strukturierten Ansatz zur Prozessverbesserung – von der Analyse bestehender Abläufe bis zur erfolgreichen Automatisierung mit einem Software-Bot.
Viele Unternehmen investieren zuerst in neue Software, Künstliche Intelligenz oder Robotic Process Automation (RPA). Der eigentliche Engpass liegt jedoch häufig nicht in der Technologie, sondern im Prozess selbst. Werden ineffiziente Abläufe ungeprüft digitalisiert, entstehen zwar moderne Workflows – allerdings mit denselben Schwachstellen wie zuvor.
Die ESOAR-Methode verfolgt deshalb einen anderen Ansatz. Sie verbessert Geschäftsprozesse Schritt für Schritt und setzt Automatisierung erst dann ein, wenn der Prozess dafür bereit ist. Die fünf Phasen Eliminate, Simplify, Optimize, Automate und Robotize bilden einen bewährten Fahrplan für nachhaltige Prozessoptimierung und digitale Transformation.
Was bedeutet ESOAR?
ESOAR ist eine strukturierte Methode aus dem modernen Business Process Management, die Unternehmen dabei unterstützt, Geschäftsprozesse systematisch zu analysieren, zu verbessern und anschließend gezielt zu automatisieren.
Die fünf Phasen bauen bewusst aufeinander auf:
- Eliminate: Unnötige Tätigkeiten entfernen.
- Simplify: Den Prozess vereinfachen.
- Optimize: Den Soll-Prozess verbessern.
- Automate: Geeignete Prozessschritte automatisieren.
- Robotize: Verbleibende manuelle Tätigkeiten mithilfe eines Software-Bots beziehungsweise durch Robotic Process Automation (RPA) ausführen.
Genau diese Reihenfolge verhindert, dass Unternehmen ineffiziente Prozesse lediglich schneller ausführen.
Das Praxisbeispiel: Rechnungsbearbeitung
Als Beispiel dient die Bearbeitung eingehender Lieferantenrechnungen.
Der ursprüngliche Prozess beginnt mit dem Eingang einer Rechnung per E-Mail oder Post. Eine Mitarbeitende erfasst die Daten manuell im ERP-System. Anschließend wird die Rechnung per E-Mail an verschiedene Freigebende weitergeleitet. Rückfragen erfolgen telefonisch oder per E-Mail. Nach der Freigabe werden Daten erneut in ein Buchhaltungssystem übertragen und abschließend archiviert.
Der Prozess weist zahlreiche Schwachstellen auf:
- doppelte Dateneingaben
- mehrere Medienbrüche
- lange Wartezeiten
- unklare Verantwortlichkeiten
- hoher manueller Aufwand
- fehlende Transparenz über den Bearbeitungsstatus
Phase Eliminate: Überflüssige Prozessschritte entfernen
Die erste Phase der Prozessanalyse stellt jede Tätigkeit kritisch infrage.
Im Beispiel zeigt sich, dass mehrere Freigaben keinen zusätzlichen Nutzen schaffen. Außerdem werden Rechnungsdaten in zwei Systemen doppelt erfasst. Parallel dazu existieren Kontrolllisten, deren Informationen bereits im ERP-System verfügbar sind.
Diese Tätigkeiten werden vollständig entfernt.
Das Ergebnis:
- weniger Prozessschritte
- kürzere Durchlaufzeiten
- geringere Prozesskosten
- weniger Fehlerquellen
Jeder entfernte Arbeitsschritt muss später weder optimiert noch automatisiert werden.
Phase Simplify: Den Prozess vereinfachen
Nun wird der verbleibende Ablauf vereinfacht.
Freigaberegeln werden vereinheitlicht, Verantwortlichkeiten eindeutig definiert und Rechnungsformate standardisiert. Statt mehrerer Abstimmungsschleifen erfolgt die Bearbeitung künftig anhand klarer Entscheidungsregeln.
Zusätzlich werden einheitliche Datenstrukturen eingeführt und Formularfelder standardisiert.
Dadurch sinken Komplexität und Fehleranfälligkeit deutlich.
Phase Optimize: Den Soll-Prozess verbessern
Nach der Vereinfachung beginnt die eigentliche Prozessoptimierung.
Mithilfe von Workshops, Kennzahlen und Process Mining werden Engpässe sichtbar gemacht. Die Analyse zeigt beispielsweise, dass Rechnungen häufig auf Freigaben warten und bestimmte Abteilungen überdurchschnittlich lange Bearbeitungszeiten verursachen.
Daraufhin werden Verantwortlichkeiten angepasst, Eskalationsregeln definiert und Bearbeitungsschritte parallelisiert.
Der Soll-Prozess wird dadurch schneller, transparenter und besser planbar.
Phase Automate: Workflow-Automatisierung einführen
Erst jetzt erfolgt die technische Umsetzung.
Die standardisierten Abläufe eignen sich nun hervorragend für eine Workflow-Automatisierung.
Automatisch erfolgen beispielsweise:
- Eingang der Rechnung
- Zuordnung zum zuständigen Sachbearbeitenden
- Benachrichtigungen
- Freigabeworkflows
- Erinnerungen bei Fristüberschreitungen
- Archivierung
- Übergabe an das ERP-System
Die Mitarbeitenden bearbeiten nur noch Ausnahmen, während Routineabläufe automatisch ausgeführt werden.
Voraussetzung hierfür sind klar definierte Prozessregeln, hochwertige Daten sowie integrierte Systeme.
Phase Robotize: Den Software-Bot einsetzen
Obwohl der Workflow bereits weitgehend automatisiert ist, verbleiben einzelne manuelle Tätigkeiten.
Das Buchhaltungssystem verfügt beispielsweise über keine moderne Schnittstelle zu einem älteren Archivsystem.
Hier kommt ein Software-Bot zum Einsatz.
Mithilfe von Robotic Process Automation (RPA) übernimmt er:
- Datenübertragungen zwischen Anwendungen
- Formularbearbeitung
- Dateneingaben
- Abruf von Informationen aus Altsystemen
- wiederkehrende Statusaktualisierungen
Der Bot arbeitet über bestehende Benutzeroberflächen und verbindet Systeme, ohne umfangreiche Softwareanpassungen erforderlich zu machen.
Vorher-Nachher-Vergleich
Die Verbesserung wird im direkten Vergleich deutlich.
| Vorher | Nach ESOAR |
|---|---|
| Viele Prozessschritte | Reduzierter Ablauf |
| Lange Durchlaufzeiten | Deutlich schnellere Bearbeitung |
| Mehrfache Dateneingaben | Einheitliche Datenerfassung |
| Zahlreiche Medienbrüche | Weitgehend digitale Prozesse |
| Hoher manueller Aufwand | Hoher Automatisierungsgrad |
| Geringe Transparenz | Vollständige Nachvollziehbarkeit |
| Fehleranfällige Routinen | Standardisierte Workflows |
Jede Phase trägt dazu bei, den Prozess wirtschaftlicher zu gestalten. Der Software-Bot bildet dabei nicht den Ausgangspunkt, sondern den letzten Optimierungsschritt.
Welche Unternehmen besonders profitieren
Die ESOAR-Methode eignet sich insbesondere für administrative Standardprozesse.
Typische Einsatzbereiche sind:
- Finanz- und Rechnungswesen
- Einkauf
- Personalwesen
- Kundenservice
- Shared Service Center
- Produktionsunternehmen
- Vertragsmanagement
- Bestellprozesse
Gerade mittelständische Unternehmen profitieren, weil sich viele Routineprozesse mit überschaubarem Aufwand verbessern lassen.
Typische Herausforderungen
In der Praxis treten häufig ähnliche Schwierigkeiten auf.
Dazu gehören:
- fehlende Prozessdokumentationen
- schlechte Datenqualität
- komplexe Altsysteme
- unklare Verantwortlichkeiten
- Widerstand gegen Veränderungen
- überhöhte Erwartungen an KI oder Automatisierung
Diese Herausforderungen lassen sich durch transparente Kommunikation, Pilotprojekte, datenbasierte Entscheidungen und eine enge Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und IT deutlich reduzieren.
Best Practices für erfolgreiche ESOAR-Projekte
Erfolgreiche Unternehmen verfolgen einige gemeinsame Prinzipien.
Sie binden Fachbereiche frühzeitig ein, treffen Entscheidungen auf Basis von Prozessdaten und verbessern Prozesse iterativ statt in großen Einmalschritten.
Ebenso wichtig sind:
- klare Prozessverantwortung
- kontinuierliches Monitoring
- realistische Business Cases
- kleine Pilotprojekte
- konsequentes Abschließen jeder ESOAR-Phase vor dem nächsten Schritt
Dadurch entstehen nachhaltige Verbesserungen statt kurzfristiger Einzellösungen.
Leitfaden zur Einführung
Ein bewährtes Vorgehen umfasst folgende Schritte:
- Geeigneten Geschäftsprozess auswählen.
- Messbare Ziele definieren.
- Ist-Prozess aufnehmen.
- Unnötige Tätigkeiten eliminieren.
- Ablauf vereinfachen.
- Soll-Prozess optimieren.
- Workflow-Automatisierung implementieren.
- Zusätzlichen Nutzen eines Software-Bots bewerten.
- Kennzahlen kontinuierlich überwachen.
- Erkenntnisse auf weitere Prozesse übertragen.
So entwickeln Unternehmen ihre Prozesslandschaft Schritt für Schritt weiter.
Fazit: ESOAR macht Automatisierung nachhaltig
ESOAR zeigt, dass erfolgreiche Automatisierung niemals mit Software beginnt. Der größte Nutzen entsteht, wenn Unternehmen ihre Prozesse zunächst analysieren, vereinfachen und optimieren.
Erst anschließend entfalten Workflow-Automatisierung und Software-Bots ihr volles Potenzial. So entstehen effizientere, transparentere und wirtschaftlichere Prozesse, die langfristig skalierbar bleiben.
Jedes Digitalisierungsprojekt sollte deshalb zunächst als Prozessprojekt verstanden werden. Technologie ist der Beschleuniger – nicht die Grundlage erfolgreicher Prozessverbesserung.
Meta Description: ESOAR in der Praxis: Erfahren Sie anhand eines durchgängigen Beispiels, wie Prozessanalyse, Prozessoptimierung, Workflow-Automatisierung und Software-Bots zu nachhaltiger digitaler Transformation führen.
Key Facts
- ESOAR verbessert Geschäftsprozesse systematisch in den fünf Phasen Eliminate, Simplify, Optimize, Automate und Robotize.
- Nachhaltige Workflow-Automatisierung beginnt mit einer gründlichen Prozessanalyse und nicht mit der Auswahl neuer Technologien.
- Software-Bots und Robotic Process Automation entfalten ihren größten Nutzen bei standardisierten, optimierten Prozessen und fehlenden Schnittstellen.
- Pilotprojekte, klare Verantwortlichkeiten und kontinuierliches Monitoring sichern den langfristigen Erfolg von ESOAR-Initiativen.