Ist-Prozess aufnehmen: praxisnaher Leitfaden in 8 Schritten

Ist-Prozess aufnehmen macht gelebte Abläufe messbar. So erkennen Unternehmen Engpässe, sichern Qualität und legen die Basis für Automatisierung.

Einleitung

„Ist-Prozess aufnehmen“ heißt: den echten Alltag entzaubern. Nicht die PowerPoint-Version, sondern das, was wirklich passiert – inklusive Post-its, Workarounds und „das machen wir immer so“. Genau hier entsteht Transparenz für Optimierung, Automatisierung und Audit-Sicherheit.

Begriffsdefinition und Relevanz

Ein Ist-Prozess beschreibt den real gelebten Ablauf. Der Soll-Prozess ist die angestrebte, standardisierte Zielversion. Eine Prozesslandkarte ordnet End-to-End-Prozesse auf Makro-Ebene (z. B. Lead-to-Order, Order-to-Cash), während ein Workflow die konkrete Ausführung auf Mikro-Ebene dokumentiert.
Warum die korrekte Aufnahme so wichtig ist? Sie ist die Grundlage für belastbare Optimierung, Automatisierung (RPA/Low-Code), Compliance (ISO, GxP, IKS) und eine KPI-gesteuerte Steuerung.

Vorgehensmodell: Von Scope bis Validierung

Ziel & Scope klären: Welche Prozessvariante, welcher Mandant, welcher Zeitraum? „Alles“ ist kein Scope.
Stakeholder identifizieren: Prozess-Owner, Fachexperten, IT, Compliance, Kundensicht.
End-to-End-Sicht wählen: Keine Tool-Tunnelblicke – vom Trigger bis zum Business-Outcome.
Hypothese skizzieren: Grobablauf auf dem Whiteboard; was vermuten wir als Engpass?
Datenquellen festlegen: Systeme, Tickets, Logs, Belege, CRM, E-Mails.
Aufnahmeplan & Artefakte definieren: Termine, Leitfäden, Diagramm-Konventionen, Versionierung.
Durchführung & Konsolidierung: Evidenz sammeln, Modelle zeichnen, KPIs rechnen.
Validierung: Walkthrough mit Fachbereich; „stimmt das so?“ – erst dann freigeben.

Methoden der Prozessaufnahme im Detail

Interviews: Strukturierte Leitfäden; immer Beispiele und echte Belege erfragen.
Beobachtung (Gemba): Dort hingehen, wo Arbeit passiert. Stoppuhr schlägt Bauchgefühl.
Dokumentenanalyse: SOPs, Arbeitsanweisungen, Mails, Tickets – Realität vs. Papierlage.
Shadowing: Einer arbeitet, einer schaut zu und fragt leise „Warum?“
Task-Mining/Screen-Recording: Klickpfade und Zeit pro Aktivität objektiv erfassen.
System-Logs & Event-Daten: Timestamps für Durchlaufzeiten, Wartezeiten, Reworks.
Ticket-/CRM-Daten: Volumina, SLAs, Eskalationen – perfekte Quelle für Varianten.
SIPOC & Swimlanes: High-Level-Rahmen (SIPOC) plus Verantwortlichkeiten (Swimlane).

Einsatzpotenziale und messbarer Nutzen

Mit einer sauberen Prozessaufnahme bekommen Sie:

Transparenz über Durchlaufzeiten, Engpässe und Fehlerquellen.
Priorisierung von Verbesserungen (80/20 statt „Laute-Rufe-Prinzip“).
Automatisierungs-Roadmap: Was lässt sich standardisieren, was besser nicht?
Training & Onboarding: Kontextbezogene SOPs verkürzen Ramp-up-Zeiten.
Audit-Sicherheit & Compliance: Nachvollziehbarkeit von Kontrollen und Risiken.
Bessere KPI-Steuerung & Skalierbarkeit: Von Bauchgefühl zu belastbaren Zahlen.

Typische Fallstricke – und wie man sie vermeidet

Nur den Happy Path erfassen → Varianten & Ausnahmen systematisch mitdokumentieren.
Rollen verwechseln (Owner ≠ Ausführer) → RACI einsetzen.
Tool-Perspektive statt Kundensicht → Kunden-Trigger, -Wartezeit, -Outcome explizit.
Fehlende Versionierung → Namenskonventionen, Änderungslog, Freigabedatum.
Zu viel Detail → BPMN-Light, 5–7 Hauptschritte pro Ebene.
Keine Re-Validierung → Walkthroughs, Abnahme, Review-Zyklen.
Keine Datentriangulation → Interview + Log + Ticketdaten kombinieren.

Artefakte und Dokumentationsstandards

BPMN-Light: Start/Ende, Aktivitäten, klare Gateways (XOR/AND), Events.
RACI/Verantwortungsmatrix: Wer ist Responsible, Accountable, Consulted, Informed?
Inputs/Outputs & Trigger/Events: Was löst aus, was entsteht?
Business Rules: Entscheidungslogik, Checklisten, Service-Level.
Varianten & Ausnahmen: Nummeriert, mit Eintrittswahrscheinlichkeit.
Kontrollpunkte: SoD, Vier-Augen, Plausibilitäten.
System- und Datenobjekt-Bezug: Tabellen/Felder, Schnittstellen, Datenqualität.

Rollen, Governance und Kultur

Process Owner verantwortet Inhalt & KPI, Product Owner verantwortet Tool/Plattform.
Prozess-Reporter (Moderator/Dokumentierer) ≠ Fachexperten (Content).
Moderationsregeln: Timebox, Parking Lot, Evidenzpflicht.
Freigabeworkflow & Änderungslog: Jede Änderung ist nachvollziehbar.
Review-Zyklen (z. B. quartalsweise).
Working out loud: Offen teilen, was sich ändert – Akzeptanz steigt, Silos schrumpfen.

Werkzeuge und Templates

Interview-Checklisten & Notion/Confluence-Vorlagen.
Whiteboard-Tools (Miro/Lucid) für Kollaboration.
Diagramm-Tools (Signavio, Visio, draw.io) – Keep it simple.
Process-/Task-Mining für objektive Daten.
Repository-Struktur mit Namenskonventionen (z. B. OTC_1.2_Invoicing_v1.3_2025-11-15).

Praxisbeispiele und Trends

Order-to-Cash: DSO senken durch sauberes Billing-Gateway.
Rechnungsprüfung: Automatisierte 3-Way-Match-Kontrollen priorisieren.
Reklamationsprozess: Varianten sauber trennen (Garantie, Kulanz, Logistik).
IT-Joiner/Leaver: Zugriffskontrollen, SoD, Audit-Trail.
Trends: AI-gestützte Process Discovery, kontextbezogene SOPs, Self-Service-Dokumentation, Automations-Playbooks mit messbarer Benefit-Hypothese.

Leitfaden für die eigene Einführung (kompakt)

Start mit wertkritischem Prozess und klarer Kundensicht.
5–7 Hauptschritte, 2–3 Rollen, ein KPI-Set (Durchlaufzeit, First Pass Yield).
Evidenz triangulieren (Interview + Log + Ticket).
Varianten dokumentieren, Eintrittswahrscheinlichkeit & Effekte.
Mit Fachbereich validieren, Abnahme festhalten.
Governance festlegen (Owner, RACI, Freigabe, Review-Zyklus).
Erst dann: Soll-Design entwerfen und Automatisierung priorisieren.

Mini-Beispiel: BPMN-Light in drei Zeilen

Start: Kunde sendet Bestellung (Event).
Aktivitäten: Prüfen → Buchen → Ausliefern → Faktura → Zahlung zuordnen.
Gateways: Prüfung ok? (XOR) → Ja: weiter; Nein: Rückfrage/Abbruch mit Regel „>1000 € = Vier-Augen“.

Schlussfolgerung

Wer den Ist-Prozess aufnimmt, gewinnt kein schönes Poster, sondern steuerbare Realität. Mit Datentriangulation, BPMN-Light und klarer Governance schaffen Sie Transparenz, Priorität und die Basis für nachhaltige Automatisierung – ganz ohne Prozess-Voodoo, aber mit spürbarem Business-Impact.

Key Facts

Ist-Prozess aufnehmen schafft Transparenz für echte Verbesserungen.
Datentriangulation verhindert blinde Flecken und Bias.
Leichtgewichtige Standards (BPMN-Light) erhöhen Akzeptanz.
Dokumentation + Governance sind die Basis für Automatisierung.