„Wir müssten mal unsere Prozesse optimieren!“ – ein Satz, der in Unternehmen ungefähr so häufig fällt wie „Wir brauchen dringend einen Kaffee.“ Doch bei Dutzenden, manchmal Hunderten von Prozessen stellt sich schnell die Frage: Wo fangen wir an? Und genau hier kommt die Prozesspriorisierung ins Spiel.
Nicht alle Prozesse sind gleich wichtig. Manche beeinflussen direkt den Umsatz oder die Kundenzufriedenheit, andere sind eher interne Helferlein. Wer Ressourcen gezielt einsetzen möchte – sei es Zeit, Budget oder Manpower – muss wissen, welche Prozesse zuerst auf die Werkbank gehören. Gerade in Zeiten von Digitalisierung und Automatisierung ist diese Entscheidung essenziell.
Prozesspriorisierung bedeutet, Geschäftsprozesse systematisch zu bewerten. Ziel ist es, ihre strategische Bedeutung, Risiken, Nutzen und Optimierungspotenziale zu verstehen – um auf dieser Basis fundierte Entscheidungen zu treffen. Klingt trocken? Keine Sorge – wir bringen etwas Leben ins Spiel.
Ziele und Kriterien der Prozesspriorisierung
Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Priorisierung? Immer dann, wenn nicht alles gleichzeitig geht: bei Digitalisierungsstrategien, begrenztem Budget oder personellen Engpässen. Auch als Vorbereitung für Prozessautomatisierung oder Prozessworkshops ist eine Priorisierung Gold wert.
Doch worauf schaut man genau? Typische Kriterien sind unter anderem:
- Prozessaufwand: Wie ressourcenintensiv ist der Prozess aktuell?
- Nutzen: Wie stark trägt der Prozess zum Unternehmenserfolg bei?
- Automatisierbarkeit: Kann man hier überhaupt mit Technik ran?
- Risiko: Welche Folgen hat ein fehlerhafter Ablauf?
- Kundenrelevanz: Wie sichtbar ist der Prozess für den Kunden?
- Strategische Bedeutung: Passt der Prozess zur langfristigen Ausrichtung?
Diese Kriterien helfen, Prozesse greifbar zu machen – und priorisierbar.
Nutzwertanalyse – die Zahlenfreundliche
Die Nutzwertanalyse ist der Klassiker unter den Bewertungsmethoden. Sie funktioniert wie ein internes Punkte-Casting für Prozesse: Man legt Kriterien fest, gewichtet sie und verteilt dann Punkte pro Prozess. Am Ende gibt’s einen Gesamtnutzwert, der eine objektivierte Vergleichsbasis schafft.
Typischer Ablauf:
- Kriterien definieren und mit Gewichtung versehen
- Prozesse bewerten (z. B. auf einer Skala von 1–10)
- Gesamtnutzwert berechnen und Rangfolge erstellen
Vorteile? Die Methode ist nachvollziehbar, individuell anpassbar und funktioniert auch bei begrenzten Datenmengen. Ideal, wenn man z. B. Prozesse für ein Automatisierungsprojekt auswählen oder priorisierte Workshops planen möchte. Kleiner Bonus: Excel liebt diese Methode – und Controller auch.
Portfolio-Ansatz – die Visualisierungskönigin
Wer es lieber visuell mag (und gerne mit bunten Diagrammen beeindruckt), setzt auf den Portfolio-Ansatz. Hier werden Prozesse in ein Koordinatensystem eingetragen – zum Beispiel mit dem Aufwand auf der X-Achse und dem Nutzen auf der Y-Achse.
Das Ergebnis: ein schönes Diagramm mit vier typischen Prozess-Kategorien:
- Quick Wins: wenig Aufwand, hoher Nutzen – sofort ran!
- Leuchtturmprojekte: hoher Aufwand, hoher Nutzen – strategisch wichtig
- Kleinvieh: wenig Aufwand, wenig Nutzen – nicht priorisieren
- No-Gos: hoher Aufwand, niedriger Nutzen – Finger weg
Diese Methode punktet vor allem bei Präsentationen vor dem Management. Sie macht Entscheidungen greifbar und regt zur Diskussion an. Ideal für strategische Auswahlprozesse, Roadmap-Entwicklung oder die Priorisierung von Digitalisierungsprojekten.
Reifegradbewertung – die Tiefenanalyse
Wer mehr wissen will als nur „Was lohnt sich?“, sondern auch „Wie weit sind wir überhaupt?“, greift zur Reifegradbewertung. Hier wird analysiert, auf welchem Entwicklungsstand ein Prozess aktuell steht – beispielsweise in den Dimensionen Standardisierung, Automatisierung oder Steuerbarkeit.
Je nach Modell – etwa CMMI oder BPMM – lässt sich der Ist-Zustand detailliert abbilden. Die Reifegradbewertung hilft nicht nur beim Priorisieren, sondern auch beim Planen langfristiger Verbesserungen. Besonders in regulierten Branchen ist diese Methode fast schon Pflicht.
Sie ist allerdings komplexer als die anderen Ansätze – dafür aber auch tiefgründiger. Ideal für Unternehmen, die systematisch und langfristig ihre Prozesse auf ein höheres Level heben wollen.
Methoden im Vergleich
Drei Methoden, drei Perspektiven – aber welche ist nun die beste? Die Antwort (wie so oft im Prozessmanagement): Es kommt darauf an. Hier ein kleiner Überblick:
| Kriterium | Nutzwertanalyse | Portfolio-Ansatz | Reifegradbewertung |
|---|---|---|---|
| Datenbasis | subjektiv/quantitativ | visuell/quantitativ | qualitativ/standardisiert |
| Eignung für Management | mittel | hoch | mittel |
| Komplexität | gering-mittel | gering | mittel-hoch |
| Einsatzfokus | Selektion | Kommunikation & Strategie | Entwicklung & Bewertung |
Je nach Zielstellung, Datenlage und Zielgruppe bietet sich also eine andere Methode an – oder eine Kombination mehrerer.
Key Facts
- Prozesspriorisierung ist unverzichtbar, um in Zeiten knapper Ressourcen die richtigen Entscheidungen zu treffen.
- Mit Nutzwertanalyse, Portfolio-Ansatz und Reifegradbewertung gibt es drei bewährte Methoden zur Auswahl.
- Die Wahl hängt davon ab, ob man schnell priorisieren, strategisch kommunizieren oder tief analysieren möchte.
Fazit
Prozesspriorisierung ist kein Luxus, sondern ein Muss – besonders im digitalen Zeitalter. Wer wahllos optimiert, läuft Gefahr, Zeit und Geld in Prozesse zu stecken, die weder den Kunden noch das Unternehmen wirklich voranbringen.
Also: Keine Panik beim Blick auf die lange Prozessliste! Mit einer klaren Bewertungsmethodik, einem strukturierten Vorgehen und vielleicht sogar einem kleinen Schuss Humor lässt sich das Thema meistern – und die Prozesslandschaft Stück für Stück transformieren.
Wenn du möchtest, gestalte ich dir auch noch ein passendes humorvolles Bild oder eine kompakte Zusammenfassung für Social Media.
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