Prozesse zuerst – Strategische Prozesspriorisierung

In der Ära der digitalen Transformation ist Prozessoptimierung so populär wie Avocado auf Toast: Jeder spricht davon, viele probieren es, aber nur wenige machen es wirklich strategisch. Unternehmen stehen unter massivem Druck – die Ressourcen sind knapp, die Zeit ist rar, und die Erwartung an Effizienz ist hoch. Prozesse brauchen Priorisierung. Und zwar strategisch.

Aber was heißt das eigentlich? Kurz und knackig: Wer seine Prozesse klug priorisiert, kann mit begrenzten Mitteln große Wirkung erzielen. Dabei hilft es, die wichtigsten Begriffe zu klären:

• Prozessoptimierung ist die gezielte Verbesserung bestehender Abläufe, um Effizienz, Qualität und Kundenzufriedenheit zu steigern.
• Prozesspriorisierung bedeutet, aus der Vielzahl an Prozessen diejenigen auszuwählen, die zuerst auf die digitale Couch gehören.
• Wertschöpfungskette ist die Gesamtheit aller Aktivitäten, die ein Produkt oder eine Dienstleistung durchläuft – vom Rohmaterial bis zum glücklichen Kunden.

Was bedeutet strategische Prozesspriorisierung?

Während operative Priorisierung oft nach dem Motto „Was brennt, wird gelöscht“ funktioniert, verfolgt die strategische Prozesspriorisierung ein höheres Ziel: maximale Wirkung bei minimalem Ressourceneinsatz. Also kein Feuerwehr-Einsatz, sondern gezielte Chirurgie.

Im Unterschied zu ad-hoc Verbesserungen, bei denen spontan Prozesse optimiert werden, die gerade nerven, geht es hier darum, einen klaren, langfristigen Plan zu verfolgen. Welche Prozesse zahlen wirklich auf die strategischen Unternehmensziele ein? Welche sind zentral für Wachstum, Kundenzufriedenheit oder Kostensenkung?

Kriterien zur Auswahl der richtigen Prozesse

Ein strategischer Ansatz braucht klare Kriterien – sonst landet man schnell im Optimierungsblindflug.

• Wirtschaftliche Relevanz: Prozesse mit hohem Umsatzbeitrag, signifikanten Kosten oder starkem ROI gehören ganz nach oben auf die Liste.
• Kundenwirkung: Alles, was direkten Kontakt zum Kunden hat – sei es Vertrieb, Support oder Lieferung – hat großes Optimierungspotenzial.
• Prozessreife und Automatisierungspotenzial: Ein halbwegs standardisierter Prozess mit klaren Regeln lässt sich leichter digitalisieren als das kreative Chaos im Innovationsworkshop.
• Komplexität und Veränderungsbereitschaft: Manchmal ist ein einfaches Backoffice-Thema effektiver zu optimieren als ein verkrusteter Kernprozess mit zehn Stakeholdern und null Veränderungsfreude.
• Risiko- und Compliance-Faktoren: Prozesse, bei denen ein Fehler teuer oder rechtlich brisant wird, verdienen besondere Aufmerksamkeit.

Nutzen einer gezielten Priorisierung

Wer seine Prozesse strategisch auswählt, spart nicht nur Nerven, sondern gewinnt auch richtig was:

• Quick Wins: Mit den richtigen Prozessen lassen sich schnell sichtbare Erfolge erzielen, die den digitalen Rückenwind im Unternehmen stärken.
• Stakeholder-Akzeptanz: Wenn sichtbar wird, dass Optimierung echten Mehrwert bringt, steigt die Bereitschaft zur Veränderung.
• Digitaler Fahrplan: Eine klare Priorisierung liefert eine Art GPS für die digitale Transformation – ohne nervige „bitte wenden“-Momente.
• Fokus auf Wertschöpfung: Statt sich im Klein-Klein zu verlieren, geht es dorthin, wo der echte Unterschied gemacht wird – an den wertschöpfenden Kern.

Herausforderungen und Lösungsansätze

Natürlich ist die Reise zur strategischen Priorisierung nicht frei von Stolpersteinen. Viele Unternehmen scheitern bereits an der ersten Hürde: mangelnde Transparenz.

• Fehlende Datenbasis: Wenn niemand weiß, wie Prozesse genau ablaufen, kann man sie auch schwer bewerten.
• Politische Barrieren: „Heilige Kühe“ – also Prozesse, die seit Jahrzehnten niemand anfasst – sind echte Optimierungsverhinderer.
• Interessenkonflikte: Jede Abteilung hat andere Prioritäten – das kann zu Reibung führen.

Die Lösung? Ein systematisches Bewertungsmodell. Methoden wie Process Scoring, Reifegradmodelle oder die Integration in OKRs helfen, objektive Kriterien zu schaffen und politische Diskussionen zu versachlichen.

Praxisbeispiele und aktuelle Trends

Ein mittelständisches Fertigungsunternehmen hat zuerst seine Backoffice-Prozesse digitalisiert – Rechnungsläufe, Urlaubsanträge, Reisekosten. Warum? Weil es einfach war, schnell Wirkung zeigte und die Mitarbeitenden begeistert hat.

Ein weiteres Beispiel: Der Einsatz von Process Mining zur objektiven Analyse bestehender Prozesse. Statt Bauchgefühl gab es plötzlich knallharte Daten. Und die Offenbarung: Der Prozess mit der lautesten Beschwerde war gar nicht das größte Problem – sondern ein stiller Zeitfresser im Bestellwesen.

Trend: Immer mehr Unternehmen kombinieren ihre OKRs mit Prozesszielen. So wird klar, welche Prozesse auf welche Unternehmensziele einzahlen – und die Priorisierung wird automatisch strategischer.

Key Facts

• Strategische Prozesspriorisierung ist kein Luxus, sondern Überlebensstrategie in der digitalen Transformation.
• Die Auswahl der richtigen Prozesse erfolgt entlang wirtschaftlicher, kundenzentrierter und technischer Kriterien.
• Transparente Bewertung, systematische Auswahl und ein klarer Fokus erhöhen nicht nur die Umsetzungsgeschwindigkeit, sondern auch die Akzeptanz bei Mitarbeitenden und Stakeholdern.

Fazit

Wer Prozesse optimiert, ist clever. Wer sie strategisch optimiert, ist zukunftssicher. In einer Welt, in der Ressourcen begrenzt, aber Anforderungen grenzenlos sind, ist Priorisierung der Gamechanger. Also: Nicht alles gleichzeitig besser machen wollen – sondern das Richtige zuerst. Und das mit einem Plan, einem Modell und einem Ziel. Oder wie man in der Prozesswelt sagt: „Don’t fix what’s loud – fix what matters.“