Warum Prozessbeschreibungen mehr sind als Deko zum Diagramm
BPMN-Diagramme sehen gut aus. Mit klaren Symbolen, Flows und Gateways vermitteln sie auf den ersten Blick Struktur und Ordnung. Doch seien wir ehrlich: In der Praxis ist ein Prozessdiagramm allein so aussagekräftig wie ein Ikea-Bauplan ohne Text – hübsch, aber oft unbrauchbar, wenn es drauf ankommt.
Gerade im Kontext der digitalen Transformation und Prozessautomatisierung braucht es mehr als nur visuelle Modelle. Denn während ein BPMN-Diagramm zeigt, was passiert, bleibt oft offen, warum, von wem und unter welchen Bedingungen. Genau hier kommt die Prozessbeschreibung ins Spiel – der unterschätzte Held der Prozessdokumentation.
Prozessdiagramm vs. Prozessbeschreibung – eine kurze Begriffsklärung
Ein Prozessdiagramm (meist in BPMN – Business Process Model and Notation) ist die visuelle Darstellung eines Prozesses. Es zeigt den Ablauf von Aktivitäten, Entscheidungen, Events und Verzweigungen in einer standardisierten Symbolsprache. Perfekt für Workshops, Analysen und Automatisierungsvorhaben.
Die Prozessbeschreibung hingegen ist der schriftliche Teil der Prozessdokumentation. Sie ergänzt das Diagramm um Kontext, Details, Rollen, Verantwortlichkeiten und alles, was eben nicht im Diagramm Platz findet – aber in der Praxis über Erfolg oder Chaos entscheidet.
Der Aufbau einer vollständigen Prozessbeschreibung
Wer einen Prozess dokumentiert, will, dass er wiederholbar, verständlich und überprüfbar ist. Dafür reicht das reine BPMN-Modell nicht. Eine gute Prozessbeschreibung enthält typischerweise folgende Elemente:
Ziel und Zweck des Prozesses
Warum gibt es diesen Prozess überhaupt? Welche strategischen oder operativen Ziele werden damit verfolgt? Wer das nicht klar benennen kann, dokumentiert oft am Problem vorbei.
Rollen und Verantwortlichkeiten
Im Diagramm steht vielleicht „Genehmigung durch Vorgesetzten“. Aber wer ist das konkret? Welche Rolle, welche Abteilung? In der Prozessbeschreibung wird das spezifiziert – inklusive Stellvertreterregelungen oder Eskalationspfaden.
Inputs und Outputs
Welche Informationen, Dokumente oder Systeme starten den Prozess? Was wird am Ende erzeugt oder ausgelöst? Gerade für digitale Prozesse ist diese Klarheit zentral – sonst scheitert die Automatisierung an unvollständigen Daten.
Prozessschritte im Detail
Hier wird beschrieben, was im Diagramm als Aktivität auftaucht: Welche Handlungen sind nötig? Gibt es Sonderfälle? Was ist zu tun, wenn etwas schiefläuft? Denken Sie an den „Fallback“-Plan für den Fall der Fälle.
Schnittstellen und Abhängigkeiten
Ein Prozess steht selten allein. Deshalb gehört auch hinein, an welche anderen Prozesse oder IT-Systeme er anschließt – idealerweise mit Verlinkung oder Referenz zu den jeweiligen Prozessbeschreibungen.
Risiken, Kontrollen und Compliance-Aspekte
Gerade in regulierten Branchen (Finanzen, Pharma, etc.) ist das Pflicht: Was könnte im Prozess schiefgehen? Welche Kontrollen sind vorgesehen? Wo greifen gesetzliche Vorgaben?
Warum der Aufwand sich lohnt
Klar: Eine Prozessbeschreibung zu erstellen ist aufwändig. Aber der Nutzen für Unternehmen ist enorm.
Standardisierung ist das erste Stichwort. Mit klar dokumentierten Abläufen lassen sich Prozesse über Standorte und Teams hinweg einheitlich ausführen. Fehler durch Missverständnisse? Reduziert.
Schulung und Einarbeitung profitieren ebenso: Neue Mitarbeitende bekommen statt schwammiger Erklärungen eine strukturierte Anleitung in die Hand.
Für Audits (intern oder extern) sind saubere Prozessbeschreibungen oft sogar verpflichtend – und retten im Ernstfall den Tag.
Und nicht zuletzt ist die Prozessbeschreibung die Grundlage für digitale Prozesse: Nur wenn alle Parameter, Bedingungen und Sonderfälle bekannt sind, lässt sich ein Prozess zuverlässig automatisieren.
Typische Stolperfallen – und wie man sie vermeidet
Viele Unternehmen scheitern bei der Prozessdokumentation nicht am Wollen, sondern am Wie. Häufige Probleme sind:
– Zu wenig Kontext: Das Diagramm wird isoliert betrachtet, ohne Einbettung in die Gesamtstrategie oder angrenzende Prozesse.
– Unklare Begriffe: Was genau ist ein „Kunde“ oder „Auftrag“? Ohne Glossar oder Definitionen kommt es schnell zu Missverständnissen.
– Fehlende Abstimmung: Der Fachbereich schreibt was anderes als die IT – und beide wissen nichts voneinander. Lösung: interdisziplinäre Teams, gemeinsame Review-Runden und eine zentrale Governance.
Tools und Methoden für die perfekte Prozessbeschreibung
Neben klassischen Word-Templates gibt es mittlerweile spezialisierte Tools für die Prozessdokumentation, etwa Signavio, BIC Process Design oder Aeneis. Sie ermöglichen die direkte Verknüpfung von Diagramm und Beschreibung, rollenbasiertes Arbeiten und revisionssichere Ablage.
Auch Methoden wie SIPOC (Supplier-Input-Process-Output-Customer), RACI-Matrizen oder die Turtle-Methode helfen, Struktur und Tiefe in die Dokumentation zu bringen.
Und ganz wichtig: Lieber 80 % gut dokumentiert als 100 % nie fertig. Pragmatismus schlägt Perfektion.
Fazit: Vom Modell zum Mehrwert
Die Kombination aus BPMN-Diagramm und fundierter Prozessbeschreibung ist kein Nice-to-have, sondern ein Muss für moderne Unternehmen. Wer den Weg von der Grafik zur gelebten Praxis konsequent geht, schafft Klarheit, Effizienz und Zukunftsfähigkeit.
Key Facts
– Ein Prozessdiagramm zeigt was passiert – die Prozessbeschreibung erklärt warum, wie und von wem.
– Ohne fundierte Prozessbeschreibung scheitern viele Automatisierungs- und Digitalisierungsinitiativen.
– Gute Dokumentation ist kein Selbstzweck, sondern ein strategischer Hebel für Qualität, Effizienz und Compliance.
Schreibe einen Kommentar